Demo boeken: zo zet je een demoflow op met een agenda en één meetinglink (2026)

"Demo boeken" is de knop op de site van een softwareleverancier waarmee je een begeleide rondleiding door het product plant met een persoon, op een moment dat de bezoeker zelf kiest. Het is het tegenovergestelde van een gratis proefperiode: de bezoeker verkent het product niet alleen, maar iemand laat de onderdelen zien die voor zijn situatie van belang zijn en beantwoordt vragen zodra ze opkomen.

Deze pagina is voor beide kanten van die knop. Voor een koper: wat je krijgt als je een demo boekt, hoe die verschilt van een proefperiode en hoe je er een aanvraagt. Voor een team dat de knop op de eigen site nodig heeft: hoe je de hele flow draait, van plannen tot gesprek en verslag, met de agenda die je al gebruikt en één meetinglink, zonder eerst een sales-development-stack aan te schaffen. Onze eigen Book a call-pagina is het uitgewerkte voorbeeld, want die werkt precies zo.

Wat "demo boeken" betekent

Een demo is een geplande, live, door een persoon geleide rondleiding door een product. Achter de knop zitten drie dingen:

1. Een planner: de bezoeker kiest een tijdslot, dat in iemands agenda komt te staan, met een bevestigingsmail.
2. Een meetingruimte: waar de rondleiding plaatsvindt, op het geboekte tijdstip.
3. Een route voor de verslaglegging: wat het team achteraf bewaart: wie de bezoeker was, wat hij vroeg en wat is afgesproken.

Leveranciers verschillen vooral in hoeveel ze tussen de bezoeker en het tijdslot zetten. Sommigen vragen om een formulier en sturen dat door naar een sales development rep, die daarna tijden voorstelt. Anderen openen direct de agenda. Die tweede variant is korter voor de bezoeker en heeft minder bewegende delen voor het team. Daarom gebruikt de flow hieronder die aanpak.

Demo versus gratis proefperiode versus discovery call

Een demo is geen proefperiode: er wordt niets op jouw naam aangemaakt en je vertrekt met notities in plaats van een account. Het is ook geen discovery call: in de discovery wordt uitgezocht wat er getoond moet worden, in de demo wordt het getoond. Bij eenvoudigere producten vallen de twee samen in één gesprek van dertig minuten.

Hoe vraag je een demo aan

Heeft de site van de leverancier geen knop, of wil je dat de demo iets specifieks behandelt? Dan werkt een korte mail:

Onderwerp: Demoaanvraag — [je bedrijf], [het probleem]

Hallo,

We kijken naar [product] voor [één zin: het probleem]. Vóór een proefperiode zou ik graag een demo van 30 minuten willen, gericht op [de twee of drie dingen die ertoe doen]. Vanuit onze kant sluiten [namen/rollen] aan.

Past [datumoptie 1] of [datumoptie 2]? We zouden graag [specifiek scenario] zien in plaats van een algemene rondleiding.

[Je naam]

Het specifieke scenario zorgt ervoor dat je een bruikbare demo krijgt in plaats van een rondleiding.

De demoflow in drie stappen

De rest van deze gids is voor het team. Voor de opzet gebruik je de agenda die je al hebt, één meetinglink en geen code.

Stap 1 — Een boekingspagina in je eigen agenda

Met de afsprakenschema's van Google Calendar maak je een openbare boekingspagina: de bezoeker kiest een tijdslot en dat komt in jouw agenda te staan. Google geeft aan dat een persoonlijk Google-account of een Workspace-account er een kan aanmaken, dat de beschrijving van het schema "displays: on your booking page, in confirmation emails, in event descriptions", en dat de vergaderopties "Google Meet video conferencing, in-person meeting, phone call, none / to be specified later" zijn, met de opmerking "to use a third-party conference service, select None / to be specified later" (gecontroleerd in september 2026).

Zet de boekingspagina achter de knop Demo boeken. Elke planner met een beschrijvingsveld dat meegaat in de bevestigingsmail volstaat. Het recept is niet afhankelijk van die van Google.

Stap 2 — Eén herbruikbare InterMIND-link in de beschrijving

Maak in InterMIND één ad-hocmeeting aan en kopieer de link. Die ziet eruit als intermind.com/abc-def-ghi. Plak hem in de beschrijving van de boekingspagina, zodat hij in elke bevestigingsmail en agenda-uitnodiging van de planner terechtkomt.

Eén link dient voor elke demo, permanent. Als een sessie eindigt, start de volgende bezoeker die dezelfde link opent een nieuwe sessie op dezelfde URL. Twee eigenschappen maken het veilig om hem op een openbare pagina te zetten:

• Niemand loopt zomaar binnen. Een anonieme bezoeker komt in een wachtruimte en sluit pas aan als jij hem toelaat. Er is geen instelling waarmee je de goedkeuring uitzet, en een onbeantwoord verzoek wordt na 5 minuten automatisch geweigerd.
• Er blijft niets hangen. Ad-hocruimtes verwijderen hun chat zodra een sessie eindigt en bewaren alleen de recap van de laatste sessie. De demo van de ene bezoeker laat dus niets achter dat de volgende kan vinden.

Stap 3 — Elke kant kiest de eigen taal

De bezoeker opent de link in een browser, typt een naam, kiest een taal en klopt aan. Jij laat hem toe en kiest de jouwe. Vanaf dat moment hoort iedere deelnemer de anderen in de eigen taal, en chatberichten worden per deelnemer vertaald. Spraak en chat dekken dezelfde 23 talen: Engels, Russisch, Spaans, Frans, Duits, Italiaans, Portugees, Pools, Nederlands, Tsjechisch, Hongaars, Deens, Fins, IJslands, Noors, Roemeens, Zweeds, Oekraïens, Japans, Koreaans, Turks, Chinees (vereenvoudigd) en Hindi.

Voor een demoflow is dit de stap die de funnel verbreedt: een bezoeker uit Warschau, São Paulo of Seoul boekt hetzelfde tijdslot, via dezelfde pagina, en stelt vragen in de taal waarin hij denkt. De bezoeker installeert niets, maakt geen account aan en betaalt niets. Alleen de kant van de gastheer in de ruimte draait op een abonnement.

Wat de bezoeker ziet

Vanuit de bezoeker gezien bestaat de hele flow uit vier schermen:

1. De boekingspagina. Kies een dag en een tijdslot. Vul een naam en een e-mailadres in.
2. De bevestigingsmail. De tijd, de agenda-uitnodiging en, in de beschrijving, de meetinglink.
3. De link, op het geboekte tijdstip. Een browserpagina: typ een naam, kies een taal, klop aan.
4. De ruimte. Zodra de bezoeker is toegelaten: de rondleiding, in zijn eigen taal.

Verder niets. Geen account aanmaken, geen download, geen "een SDR neemt contact op om te bevestigen".

Wat je team ziet

1. Een agenda-afspraak op het geboekte tijdstip, met naam en e-mailadres van de bezoeker.
2. Een klop als de bezoeker aankomt: laat hem toe en kies je taal.
3. De demo.
4. Een recap per e-mail wanneer de sessie eindigt: een titel, een overzicht, belangrijkste inzichten, onderdelen met tijdstempels, actiepunten, openstaande vragen en onderwerpen. Als het gesprek niets opleverde dat samen te vatten is, wordt er geen e-mail verstuurd.
5. Dezelfde recap op het CRM-record, als het inkomende adres van de CRM in het veld Recap copy van de meeting staat. Het adres van de bezoeker blijft in het Aan-veld staan, want daarop matcht de CRM. Het CRM-adres staat in BCC. In je adresboek kunnen maximaal 10 bevestigde adressen staan, en elk adres wordt eenmalig bevestigd met een testmail die je in de CRM opent. Beschikbaar in elk abonnement.

Eén grens moeten we duidelijk benoemen: een bezoeker die zonder account is aangesloten, ontvangt na de demo niets: geen recap, geen geschiedenis. Er is geen bezorgkanaal voor hem. Jouw opvolgmail is wat hij bewaart, en een aparte gids behandelt de sales-opvolgmail met sjablonen.

Het uitgewerkte voorbeeld: onze eigen Book a call-pagina

Op de contactpagina van InterMIND staat een kaart Book a call. Die opent een boekingspagina van Google Calendar. De beschrijving van die boekingspagina bevat één InterMIND-meetinglink. Wie boekt, krijgt de link in de bevestigingsmail, sluit op het geboekte tijdstip aan in de taal van zijn keuze, en het team krijgt daarna de recap. Er staat geen formulier vóór de agenda en geen SDR tussen de bezoeker en het tijdslot.

Ernaast staat de andere helft van het antwoord op "demo boeken": een live demo waarvoor je niets hoeft te boeken. Iedereen kan de demo in een browser openen, zonder zich aan te melden, en de vertaling aan het werk horen. Een bezoeker die het product wil zien, hoeft niet op een tijdslot te wachten. Een bezoeker die over zijn situatie wil praten, boekt er een.

Waar de flow ophoudt

De opzet hierboven is bewust klein, en het is goed om precies te zijn over wat ze niet doet:

• Geen routering. Eén boekingspagina, één agenda, één link. Demo's roulerend over een team verdelen, of per regio, is een functie van de planner en geen onderdeel van dit recept.
• Geen leadscoring of verrijking. Het team komt te weten wie de bezoeker is via het boekingsformulier en via het gesprek.
• Geen geschiedenis in de ruimte. Ad-hocruimtes zijn ontworpen om tussen sessies niets achter te laten. Een prospect die je herhaaldelijk spreekt, hoort thuis in een kanaal, waar de recap van elke sessie bewaard blijft.

En dan de abonnementslimieten die bepalen of het gratis abonnement de flow draagt:

Het venster is een voortschrijdende periode van 30 dagen en het pakket spraakminuten hoort bij het account van de gastheer, dus met Basic kun je ongeveer vier demo's van 30 minuten per maand doen. Een team dat wekelijks demo's draait, begint met Pro.

FAQ

Wat betekent "demo boeken"? Het is de knop op de site van een softwareleverancier waarmee je een live, door een persoon geleide rondleiding door het product plant op een moment dat de bezoeker kiest. Erachter zitten een planner, een meetingruimte en een route voor de verslaglegging achteraf. Het verschilt van een gratis proefperiode, waarbij de bezoeker het product alleen verkent in een eigen account.

Is een demo een gratis proefperiode? Nee. Een demo is begeleid en gepland: een persoon laat je de onderdelen van het product zien die voor jouw situatie van belang zijn en beantwoordt vragen live, en je vertrekt met notities en een vervolgstap. Een gratis proefperiode is self-serve: je krijgt een eigen account en verkent in je eigen tempo. Veel leveranciers bieden beide aan, in die volgorde.

Hoe vraag ik een demo aan? Mail de leverancier met het probleem dat je wilt oplossen, de twee of drie dingen die de demo moet behandelen, wie er vanuit jouw kant aansluit en twee datumopties. Vraag om een specifiek scenario in plaats van een algemene rondleiding. Dat maakt van een demo een nuttige demo.

Hebben we SDR-software nodig om "demo boeken" op onze site aan te bieden? Nee. Een boekingspagina in de agenda die je al gebruikt, met één herbruikbare meetinglink in de beschrijving, dekt het plannen, het gesprek en de verslaglegging. Routering over een team, leadscoring en verrijking zijn aparte tools, en een klein team kan ze later toevoegen als het volume dat rechtvaardigt.

Heeft de bezoeker een account of een app nodig om aan de demo deel te nemen? Nee. De bezoeker opent de link uit de bevestigingsmail in een browser, typt een naam, kiest een taal en klopt aan. Niets te installeren, geen account aan te maken, niets te betalen: het abonnement van de gastheer dekt de ruimte. Een bezoeker die zonder account aansluit, ontvangt de recap achteraf niet. De opvolgmail is zijn verslag.

Is het veilig om een permanente meetinglink op een openbare boekingspagina te zetten? Ja, want de link is niet de deur. Wie anoniem aankomt, wacht op de goedkeuring van de gastheer, geen enkele instelling zet die goedkeuring uit, en een onbeantwoord verzoek verloopt na 5 minuten. Ad-hocruimtes verwijderen bovendien hun chat zodra een sessie eindigt, zodat niets van de ene demo zichtbaar is in de volgende.

Kunnen we demo's draaien voor bezoekers die een andere taal spreken? Ja, via dezelfde pagina en dezelfde link. De bezoeker kiest bij het aansluiten zijn taal en jij de jouwe. Elke kant hoort de ander in de eigen taal, in 23 talen, en de chat wordt per deelnemer vertaald. Aan de boekingsflow verandert niets.

Probeer het zelf

• Zo plan je een meeting vanuit Google Calendar of Outlook: de agendahelft van New meeting, de permanente link en de herhaling.
• Boek een gesprek met ons: bekijk de flow van begin tot eind vanuit de bezoeker.
• Probeer de live demo: de helft zonder boeking: hoor de vertaling nu, zonder je aan te melden.
• Start een meeting en kopieer de link: de link die je in je eigen boekingspagina plakt.

Bronnen: Google Calendar Help, Create an appointment schedule: geschikte accounts, waar de beschrijving wordt getoond en de vergaderopties, waaronder "None / to be specified later" voor diensten van derden. Gecontroleerd in september 2026.