Tiimichat ja kanavat

Asiakas, joka asuu kanavassasi eikä sähköpostissasi. InterMINDissä lisäät ulkopuolisen henkilön kanavaan jäsenpaneelista hänen sähköpostiosoitteellaan: rekisteröitynyt käyttäjä pääsee heti mukaan, kaikille muille lähetetään sähköpostikutsu ja he liittyvät rekisteröityessään, ja henkilöt, jotka olet jo tavannut meetingissä, on merkitty tekstillä Met before. Tämän jälkeen he lukevat koko kanavan, kaikki viestit, tiedostot ja yhteenvedot, omalla kielellään, ja jokaiseen kanavan puheluun he voivat liittyä. Kuka voi lisätä, mitä ulkopuolinen jäsen näkee, kutsulinkki ja sen vaihtaminen sekä miten tämä eroaa yksittäisen meetingin vieraasta.

Tiimichatin siivous onnistuu InterMINDissä neljällä toiminnolla: voit välittää viestin tai koko viestiketjun toiselle kanavalle tai omaan Inboxiisi (valikosta tai vetämällä viestin kanavan päälle), valita useita viestejä vetämällä tyhjässä tilassa, poistaa valinnan yhdellä vahvistuksella ja selata historiaa PageUp-, PageDown-, Home- ja End-näppäimillä jopa kirjoittaessasi. Kerromme, mitä välityksen mukana siirtyy ja mitä ei, kuka saa poistaa mitäkin ja miksi välitys valmistellaan luonnokseksi eikä lähetetä heti. Lisäksi siteeraamme dokumentaatiosta, mitä Slack ja Microsoft Teams kertovat viestin välittämisestä.

Jokaisesta InterMIND-kanavaan tai meeting-chattiin lisätystä dokumentista tehdään oma yhteenvetonsa – painiketta ei tarvita. Hetki sen jälkeen, kun tiedosto on ladattu, sen kortissa on tekoälyn tekemä yhteenveto: keskeiset kohdat lyhyinä luettelokohtina, joista jokainen päättyy ¶-linkkiin, joka vie täsmälleen siihen kappaleeseen, josta tieto on peräisin. Jokainen jäsen voi lukea yhteenvedon omalla kielellään. Käymme läpi, mitä tiedostomuotoja tuetaan, miksi poimittua tekstiä ei koskaan käännetä, mitä kortti kertoo, kun yhteenvetoa ei voida tuottaa, missä teksti käsitellään ja ketkä sen voivat lukea sekä miten yhteenvedot syötetään meeting-yhteenvetoon.

InterMIND löytyy puhelimesi jakovalikosta ja Macin Jaa-valikosta. Valitse se mistä tahansa sovelluksesta – kuva, PDF, linkki tai tekstin pätkä – ja valitse, minne se menee: oma Saapuneet-kansiosi tai kanava. Enintään 25 Mt:n tiedostot saapuvat viesteinä, asiakirjasta tehdään tiivistelmä automaattisesti, ja jokainen kanavan jäsen lukee tekstin omalla kielellään. Tässä kerrotaan, mitä kukin alusta tarjoaa, mistä Saapuneet-kansio tulee, mitä työpöytäsovellus ja selain tekevät sen sijaan sekä mikä lasketaan mukaan tallennustilaan.

Jokaisella InterMIND-kanavalla on oma meeting-huone. Napsauta chatin yläreunassa olevaa Join-painiketta, säädä kamera ja mikrofoni liittymistä edeltävässä näkymässä, ja olet mukana – tiimikaverit liittyvät samalla tavalla, hyväksyntää ei tarvita. Kanavan chat pysyy meetingin sivupalkissa, ja kun lopetat puhelun, yhteenveto julkaistaan takaisin kanavalle, joten keskustelu jatkuu siitä, mihin puhelu päättyi. Miten se toimii, ketkä voivat liittyä, mitä säilyy – ja dokumentaatiosta lainattuna, mitä Slack huddle ja Teamsin chat-puhelu tekevät samassa tehtävässä.

Tallenna ääniviesti mihin tahansa InterMIND-kanavaan, niin se saapuu tekstiviestinä – automaattisena transkriptiona, jonka jokainen jäsen lukee omalla kielellään – ja tallenne on yhden napautuksen päässä. Toimintaperiaate, rajoitukset sekä dokumentoitu rinnakkaisvertailu Copilot Recordin, Slackin klippien ja Teamsin klippien kanssa: minne tallenne tallentuu, kuinka pitkä se voi olla, onko transkriptio automaattinen ja kuka sen voi lukea.

Jokaisella InterMIND-kanavalla on oma sähköpostiosoitteensa. Osoita valvontatyökalu, tikettijärjestelmä, CRM tai CI-putki siihen, ja viesti ilmestyy kanavalle kaikkien nähtäväksi liitteineen, ja jokainen jäsen lukee sen omalla kielellään. Koko toimintatapa: mitä perille tulee, mitä poistetaan ja mitkä ovat rajat. Lisäksi rinnakkaisvertailu bottipohjaisiin integraatioihin käyttöönoton, salaisuuksien, uudelleenyritysten ja sen osalta, kuka sen voi kytkeä pois päältä.

Teams-sovelluksessa ei ole Vie-painiketta. Tässä käydään läpi, mitä jäsen voi todellisuudessa tehdä: kopioida, jakaa Outlookiin, jakaa historian lisättäessä uuden henkilön ja ladata Meeting-litteraatin. Lisäksi esitellään kaksi dokumentoitua vientitapaa, jotka kuuluvat ylläpitäjille: Teams Export API:t ja Purview eDiscovery. Mukana on myös dokumentoitu syy chat-historian katoamiseen: säilytyskäytännöt. Lopuksi kerrotaan, miltä chat-vienti näyttää, kun historia on rakennettu säilytettäväksi.

Vie keskustelu lähettää yhden keskustelun tekstitiedostona, mediatiedostojen kanssa tai ilman, puhelimesi jakovalikon kautta – ja se on koko ominaisuus. Mitä se tarkoittaa, missä se sijaitsee Androidilla ja iPhonessa, miksi toinen osapuoli voi estää sen, miksi varmuuskopiointi ja siirto ovat eri asioita, miksi vaihtoehto puuttuu Saksassa ja mitä tehdä, kun viemäsi keskustelu on todellisuudessa tiimisi kirjanpitoa.

WhatsApp kääntää viestit nykyään itse – laitteella, pitkällä painalluksella, ja Androidilla koko keskustelun automaattisesti. Mistä ominaisuuden löytää, mitkä kielet sen mukana tulevat, mitä tehdä puhelimilla, joissa sitä ei vielä ole, miten ääniviestit hoidetaan ja kolme asiaa, joita se ei tee: puhelut, ryhmä, jossa jokainen kirjoittaa eri kielellä, sekä tallenne, jonka voi lukea uudelleen omalla kielellä.

Tukimalli, jossa jokainen asiakas puhuu kanssasi omalla kielellään ja sinä vastaat omallasi: varaussivu omassa kalenterissasi, yksi uudelleenkäytettävä kokouslinkki sen kuvauksessa sekä yhteenveto, joka saapuu sähköpostiisi ja CRM-järjestelmääsi. Ei monikielisiä rekrytointeja, ei käännösohjelmistoa, ei integrointityötä.

InterMINDin Telegram-botti peilaa ryhmäsi, välittää kahdenkeskiset keskustelusi ja tallentaa kaiken, minkä välität sille – yhteen suuntaan ja ilman määritettäviä valintaikkunoita. Koko opas: tilisi yhdistäminen, kolme reitityssääntöä, mitä kanaviisi tarkalleen päätyy ja mikä pysyy yksityisenä.

WhatsApp litteroi ääniviestit jo laitteella, ja päästä päähän -salaus säilyy ennallaan. Mistä litteroinnin saa käyttöön, miten se ennustettavasti epäonnistuu, miksi kolmannen osapuolen litterointisovellukset ovat huono kauppa – ja mitä tehdä, kun todellinen ongelma on kieli, ei ääni.