Onko kokouksesi luottamuksellinen?

Ihmiset sanovat kokouksissa asioita, joita he eivät koskaan kirjoittaisi sähköpostiin. Palkkahaarukat. Rehellinen arvio kumppanista. Neuvottelun alaraja. Oikeudellinen strategia. Juuri sitä varten kokoukset ovat olemassa – väline, jossa voi vielä ajatella ääneen.

Siksi on omituista, miten harvoin kukaan kysyy, minne kaikki tuo ääneen ajattelu lopulta päätyy. Sanat lähtevät suustasi, muuttuvat ääneksi, osuvat palvelimelle, saattavat syöttää mallia, saattavat muuttua transkriptioksi, saattavat säilyä käytännön mukaisesti, johon suostuit klikkaamalla "liity". Sana "luottamuksellinen" toimittajan etusivulla ei kerro tästä mitään.

Mekin käytämme sanaa omalla etusivullamme. Siksi kerromme, mitä sen mielestämme pitäisi tarkoittaa – kolme kysymystä, jotka ovat riittävän konkreettisia tarkistettaviksi, ja vastauksemme kuhunkin. Emme siksi, että sinun pitäisi luottaa vastauksiin, vaan koska jokainen niistä on todennettavissa – ja se on ainoa luottamuksellisuusväite, jonka tekeminen on ylipäätään mielekästä.

Kysymys 1: Kuka käsittelee sanojasi huoneessa olevien ihmisten lisäksi?

Käännetty kokous on väistämättä käsitelty kokous. Puhe muuttuu tekstiksi, teksti muuttuu toiselle kielelle, tekoäly kirjoittaa yhteenvedon. Luottamuksellisuuskysymys ei ole se, koskettavatko koneet sanojasi – vaan mitkä koneet, kenen ajamina ja millä ehdoilla.

Vastauksemme: puheen ja chatin käännös kulkee omalla moottorillamme, Ranskassa sijaitsevilla omistetuilla palvelimilla – ei yleisten kolmannen osapuolen käännös-API:iden kautta, joten neuvottelusi ei kulje kuluttajapalvelun läpi. Tekoälyominaisuudet, jotka käyttävät ulkoista mallia (yhteenveto, dokumenttien tiivistelmät, kirjoitusavustaja, Ask AI), toimivat organisaatiosi valitsemalla tekoälyyhdyskäytävällä, EU-alueella – oletuksena Azure OpenAI EU Data Zonessa, valinnan mukaan Vertex AI EU tai Amazon Bedrock Frankfurt, tai omassa päätepisteessäsi – ilman tietojen säilyttämistä ja ilman mallin kouluttamista asiakassisällöllä: kokouksesi sisältö käsitellään ominaisuutta varten, ei tallenneta palveluntarjoajan toimesta. Isännöityjen yhdyskäytävien taustalla olevat toimittajat ovat yhdysvaltalaisia yrityksiä, jotka ylläpitävät EU-alueita – kerrottu suoraan luottamussivullamme. Dokumenttien käännös kulkee täsmälleen yhden nimetyn alihankkijan kautta (DeepLin Document API, tiedostomuotojen tukea varten), joka on listattu alihankkijaluettelossamme sen sijaan, että se olisi "saatavilla pyynnöstä".

Tarkistettava osa: jokainen toimittaja, joka käsittelee kokousdataa, on nimetty sivulla kerrottuine tehtävineen ja kotipaikkoineen.

Kysymys 2: Mitä jää jäljelle jälkeenpäin – ja kuka päättää?

Kokous jättää jälkiä: chat-historian, tiedostoja, yhteenvetoja, joskus tallenteen. Luottamuksellisuus ei tarkoita sitä, ettei mitään tallenneta (tallenne omalla kielelläsi on puolet tuotteen arvosta – olemme väittäneet, että se on puoli, jonka toimiala unohtaa). Kyse on siitä, että tallenne on sinun:

• Tallentaminen on isännän päätös. Se on käytettävissä, kun isäntä ottaa sen käyttöön – ei oletusarvoisesti, ei toimittajan taustaprosessina.
• Säilytyksen lopettaminen on sinun käsissäsi. Tiedot säilyvät, kunnes sinä tai tiimisi omistaja poistat ne – kriteeri on kirjoitettu tietosuojakäytäntöön, ei vain oletettu.
• Poistaminen todella poistaa. Tilin poistaminen etenee kaskadina läpi tietokannan ja pyyhkii jokaisen tallennusobjektin, tallenteet mukaan lukien. Auditoimme oman koodikantamme varmistaaksemme, että kaskadi todella toimii – ja julkaisimme, mitä löysimme ja korjasimme.

Kysymys 3: Kenen lait pätevät huoneessa?

Se, missä tiedot sijaitsevat, ratkaisee, kuka voi vaatia niitä luovutettavaksi ja mitkä säännöt niitä suojaavat. Leipomon aamupalaverille kysymys on teoreettinen. Pankille, klinikalle tai julkisen tarjouskilpailun osallistujalle se on ensimmäinen kysymys, jonka hankintaosasto esittää.

Vastauksemme: EU jokaisessa ajonaikaisessa vaiheessa. Käännösmoottori toimii Ranskassa, kokousten orkestrointi Pariisissa, tietokanta Frankfurtissa; myös tallennus ja analytiikka sijaitsevat EU:ssa. Tämä on lainkäyttöalue, jonka voit nimetä vaatimustenmukaisuuskatselmuksessa – ei mukavuussyistä valittu alue, joka vaihtuu toimittajan kuormantasaajan mukana.

Hiljaisempi puoli: tiedot, joita ei koskaan kerätä

Vielä yksi ominaisuus, joka on helppo ohittaa: vieraasi liittyvät linkin kautta, ilman tiliä. Ei rekisteröitymistä tarkoittaa, ettei synny profiilia, osoitekirjan latausta eikä identiteettigraafia kaikista, jotka ovat koskaan osallistuneet kokouksiisi. Vähiten alttiina oleva tieto on tieto, jota ei koskaan kerätty – ja se on myös yksinkertaisesti sitä, miten vieraanvaraisuuden pitäisi toimia.

Vaadi keneltä tahansa toimittajalta vastaus samoihin kolmeen kysymykseen

Ota tämä lista mukaan seuraavaan hankintapalaveriisi – se toimii meihinkin:

1. Mitkä yritykset käsittelevät kokoussisältöä, ja onko lista julkaistu?
2. Säilyttääkö mikään tekoälyominaisuus kokoussisältöä käsittelyn jälkeen? Millä ehdoilla – markkinointitekstissä vai sopimuksessa?
3. Millä lainkäyttöalueilla kokousdata sijaitsee, vaihe vaiheelta?
4. Kuka voi aloittaa tallennuksen, ja huomaavatko osallistujat sen?
5. Kun asiakas poistaa tietoja, mikä todistaa, että poisto todella tapahtui – käytäntöteksti vai auditoitu kaskadi?

Jos vastaukset tulevat nopeasti ja täsmällisesti, puhut toimittajan kanssa, joka osasi odottaa näitä kysymyksiä. Meidän koko kokonaisuutemme – DPA-sopimus, jossa on 72 tunnin tietoturvaloukkausikkuna, alihankkijaluettelo, käytettävyysehdot, GDPR-auditointi – löytyy sivulta Privacy & Security, yhden klikkauksen päässä, jossa hankintaosasto voi pitkästyä yksityiskohtiin kunnolla.

Tarkista itse

• Lue tietoturvasivu – infrastruktuuri, salaus, alihankkijat, DPA-sopimus, auditointi.
• Katso, missä tekoälyominaisuudet toimivat – organisaatiosi jo käyttämä pilvijätin yhdyskäytävä, ja organisaatiokohtainen pois päältä -kytkin.
• Kokeile live-demoa – ei vaadi rekisteröitymistä, mikä on itsessään vastaus tiedonkeruukysymykseen.
• Miten kokous oikeasti toimii – infrastruktuurikartta, vaihe vaiheelta, teknisesti uteliaille.

FAQ

Onko videokokous oletusarvoisesti luottamuksellinen?

Mikään alusta ei voi luvata sitä oletusarvoisesti – se riippuu siitä, kuka käsittelee äänen, mitä säilytetään jälkikäteen ja missä data sijaitsee. Näihin kysymyksiin voi vastata: pyydä alihankkijaluetteloa, tekoälyn säilytysehtoja ja kunkin vaiheen lainkäyttöaluetta. Toimittaja, jolla on aidot vastaukset, julkaisee ne.

Tarkoittaako live-käännös sitä, että tekoäly kuuntelee kokoustani?

Kyllä – käännös on käsittelyä, sitä ei voi kiertää. Toimittajien välillä eroaa se, mitkä koneet käsittelevät sitä ja mitä ne säilyttävät. InterMINDissä puheen ja chatin käännös kulkee omalla moottorillamme omistetuilla EU-palvelimilla, ja yhteenvedon tekoäly toimii organisaatiosi valitsemalla yhdyskäytävällä, EU-alueella, ilman tietojen säilyttämistä ja ilman mallin kouluttamista asiakassisällöllä.

Kuka voi tallentaa InterMIND-kokouksen?

Tallennusta ohjaa isäntä – se on käytettävissä, kun isäntä ottaa sen käyttöön, ei koskaan taustalla olevana oletuksena. Käyttöoikeudet määrittävät, kuka voi liittyä, esittää ja tallentaa.

Mitä kokousdatalle tapahtuu, kun poistan tilini?

Poistaminen etenee kaskadina läpi tietokannan ja pyyhkii jokaisen tallennusobjektin, tallenteet mukaan lukien. Säilytys siihen hetkeen asti on sinun hallinnassasi – tiedot säilyvät, kunnes sinä tai tiimisi omistaja poistat ne, julkaistun käytännön mukaisesti.

Missä InterMINDin kokousdataa käsitellään?

EU:ssa jokaisessa ajonaikaisessa vaiheessa: käännösmoottori omalla infrastruktuurillamme Ranskassa, kokousten orkestrointi Pariisissa, tietokanta Frankfurtissa, tallennus ja analytiikka EU:ssa. Dokumenttien käännös käyttää yhtä nimettyä, EU:ssa ilmoitettua alihankkijaa (DeepL), joka on julkisesti listattu.

Lähteet: DeepL — tietoturva, tarkistettu elokuussa 2026. Tämän artikkelin InterMIND-väitteet on dokumentoitu sivulla Privacy & Security – infrastruktuuri, alihankkijaluettelo, DPA-sopimus ja GDPR-auditointiraportti – sekä auditoinnin yhteenvedossa.