Къде Microsoft Teams и Google Meet пазят вашата транскрипция, запис и резюме — и как да ги запазите след разговора

Къде Teams сложи транскрипцията? — това въвеждат хората в търсачката на следващия ден след срещата, а честният отговор е: не там, където отиде записът. Инструментите си свършиха работата — транскрипция с имена и времеви марки, резюме, action items с отговорници. После вие сте архивирали записа на разумно място, в библиотека на SharePoint или в споделено хранилище, а останалото не е тръгнало с него. Или колега с Linux, от друг tenant или с телефонно включване отваря линка и не вижда нищо.

Никой не е сгрешил. В основните платформи една среща не създава един артефакт, а три или четири, всеки със собствено място за съхранение, собствен списък с права, собствена политика за изтичане и — за AI резюмето — собствен лиценз. „Да запазиш срещата" означава да запазиш всички тях, на място, и с все така прикачените правилни хора.

Тази публикация е документираната карта: къде всеки доставчик поставя всеки артефакт, кой може да го отвори след това, какво се чупи при преместване и как изглежда алтернативата, когато срещата е място, а не папка с файлове. Фактите за доставчиците са от собствените им помощни страници, проверени през септември 2026; линковете са в долната част.

Microsoft Teams: четири обекта, четири правилника

Записът. За срещи и събития „записът се запазва в OneDrive на организатора, дори организаторът да не е присъствал на срещата или събитието." За срещи в канал отива съвсем другаде — „записът се съхранява в библиотеката с документация на SharePoint сайта на Teams, в папка на име Recordings." За разговори 1:1 и групови разговори попада в OneDrive на този, който е натиснал Record.

Транскрипцията. Отделен обект на отделно място: „Живите транскрипции на Teams за срещи със запис и/или транскрибиране се съхраняват в OneDrive for Business на организатора на срещата. Транскрипцията е достъпна през чата на срещата и раздела Recap в Teams, докато организаторът на срещата не я изтрие." Когато разговорът свърши, „транскрипцията е веднага налична в събитието на срещата в календара. По подразбиране организаторите и съорганизаторите могат да я изтеглят като файл .docx или .vtt."

AI резюмето. Също отделно и лицензирано отделно: интелигентното резюме е изброено от Microsoft под „Teams Premium и Microsoft Copilot", където „лицензирането и политиката за транскрибиране контролират тази функция. Потребителите с лиценз за Teams Premium или Microsoft Copilot получават автоматично достъп до нея."

А това е изречението, което обяснява липсващите субтитри:

Субтитрите не се поддържат напълно, ако записът на срещата в Teams бъде преместен или копиран от първоначалното си място в OneDrive или SharePoint.

Това е собствената администраторска документация на Microsoft. Субтитрите, показвани при възпроизвеждане, са „налични при възпроизвеждане, ако транскрибирането е било включено по време на записа" — те са свързани със записа там, където е създаден, а не се носят вътре във видеофайла. Преместете файла и сте преместили един от четирите обекта.

Кой все още може да го отвори

Microsoft публикува матрицата за достъп до транскрипции след срещата. Съкратено и с цитирани клетки:

Microsoft добавя: „Хората, които се включват в среща по телефона, не могат да преглеждат транскрипцията." За записите правилото за собственост е заявено също толкова ясно — „организаторът на срещата автоматично е собственик на записа. По подразбиране само организаторите и съорганизаторите могат да изтеглят или изтриват записа" и „засега гостите и външните участници могат да гледат записа само ако е споделен изрично с тях."

Какво изтича и какво никога не е било заснето

Изтичането е администраторска настройка, а не свойство на файла: „настройките на вашия администратор определят кога изтича записът", а администраторската повърхност за това е документирана като „управлявайте кога записите и транскрипциите изтичат за вашата организация." Собственик, чийто запис изтича, „ще получи имейл при изтичането. Тогава ще има до 90 дни да го възстанови от кошчето."

Част от срещата изобщо не попада в записа. Microsoft изброява какво записите на срещи няма да уловят: „видеопотоците на повече от четирима души едновременно", „бели дъски и анотации", „споделени бележки", „съдържание, споделено от приложение" и „видеа или анимации, вградени в презентации на PowerPoint Live."

А що се отнася до езика на читателя, Microsoft е изрична два пъти: живото преведено транскрибиране „е налично като част от Teams Premium" и „минали преведени транскрипции не се съхраняват. Съхранява се само оригиналната транскрипция." Смяната на говоримия език я сменя за цялата стая — „когато промените настройката за говорим език, езикът на транскрипцията и субтитрите ще се промени за всички."

Въпросът за клиента

Ситуацията, която започва повечето от тези теми, всъщност не е за съхранение. Таблицата на Microsoft за наличността на клиентите изброява Windows ✅, macOS ✅, Linux ❌ — „Teams вече не се поддържа на Linux" — и Web ✅, „поддържа се в Microsoft Edge, Chrome, Firefox, Safari." Екип, който е предимно на Linux, е екип на уеб клиента, а артефактите по-горе все така живеят в OneDrive на един човек.

Google Meet: файл за всяко стартиране, в Drive на домакина

Документацията на Google за транскрипциите е също толкова конкретна. „Транскрипциите на срещите се записват в Google Drive на организатора на срещата, в папката Google Meet", в подпапки за всяка среща, и „получавате отделен файл с транскрипция всеки път, когато стартирате Transcripts" — спрете и стартирайте отново по време на разговор и имате два файла.

Разпространението е по имейл плюс прикачен файл в календара: след срещата „автоматичен имейл с линк към транскрипцията на срещата се изпраща на: домакина, всички съдомакини, човека, който е включил Transcripts." Транскрипцията „е прикачена и към събитието на срещата в Google Calendar. Всички поканени от организацията на домакина могат да отворят прикачения файл", освен че „ако в организацията на домакина има повече от 200 поканени, транскрипцията е достъпна само за домакина, съдомакините и човека, който е включил Transcripts в срещата."

Две ограничения, които си струва да запишете, преди да разчитате на това. Обхват: „в транскрипциите са включени само изговорените думи в срещата. За да получите транскрипция на чат съобщенията, запишете видеосрещата си." Език: „транскрипциите на срещи са налични на: английски, френски, немски, италиански, японски, корейски, португалски, испански" — осем. А достъпът зависи от устройството: „можете да използвате функцията Transcripts само на компютър, лаптоп или устройство с Android." Транскрипциите са платена функция, изброена за Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Teaching and Learning Upgrade, Education Plus и Workspace Individual.

Как изглежда, когато срещата е място

InterMIND е изграден обратно: срещата е събитие в пространство, което я надживява, затова артефактите не са файлове, които трябва да се архивират. Всичко по-долу е как работи продуктът днес.

Една страница, един постоянен линк. След транскрибирана среща резюмето (recap) е една страница, съдържаща обобщението, пълната транскрипция по говорители и записа, когато сесията е била записвана. Линкът към recap е постоянен и обслужва всяка сесия на срещата: канал, който се е срещал дванадесет пъти, има дванадесет карти със сесии на една страница, всяка със свои раздели Summary и Transcript. Няма какво да се премества, защото няма файл за преместване.

Достъпът е идентичност, а не права върху файлове. Recap-ите са само за членове: отварянето на линка изисква вход, а достъп получават само членовете на срещата — домакинът и хората, които са участвали. Препращането на линка на някого, който не е бил там, не дава достъп. Това е същото правило за транскрипцията и записа, защото те са изгледи на едно нещо, а не три обекта с три диалога за споделяне. Има и честна граница: който се е присъединил като неудостоверен гост, няма акаунт, към който recap-ът да принадлежи, затова артефактите след срещата отиват при влезлите членове.

Резюмето има структура. То не е един абзац. Recap-ът съдържа преглед, ключови изводи, тематични раздели, договорени точки, всяка отбелязана като съгласувана / открита / спорна, с кой я е казал и кога, action items с прикачен отговорник и отворени въпроси, които са били повдигнати и никога не са били решени — всичко с котва към момента в транскрипцията, от който идва.

Може да се коригира, а корекцията е одитируема. Членовете на срещата могат да редактират AI резюмето директно на страницата на recap-а. Всяка редакция създава ревизия, а историята на версиите показва AI оригинала и всяка редакция като разлика на ниво дума, с автор и времева марка. Съобщението с recap в чата се обновява съответно.

Всеки член го чете на собствения си език. Когато срещата се финализира, резюмето и транскрипцията се превеждат на езика на всеки участник веднага, така че всеки отваря своята версия мигновено, без да чака превод. Това обхваща 23 езика за глас, чат и бележки. Транскрипцията се генерира на оригиналните езици на говорещите, а преведеното копие се съхранява, а не се изобразява веднъж и се изхвърля.

Пристига там, където хората вече са. Линкът към recap-а се изпраща по имейл; съобщение с recap се публикува в чата на канала; календарното събитие на срещата носи линка. Домакините могат да добавят и потвърдени BCC адреси — входяща пощенска кутия на CRM или тракер, до десет, във всеки план.

Можете да вземете всичко със себе си. Настройки → Backup & Restore експортира всичките ви чатове като ZIP: съобщения в чата, записи на транскрипции, файлове, изображения и записи на конференции. Наличен е във всеки план, включително безплатния Basic, а възстановяването връща избрани чатове с техните метаданни — закачени съобщения, реакции, преводи, имена и типове на файлове. Изтриването е симетрично и явно: домакинът може да изтрие резюмето, транскрипцията, записа на сесия и техните преводи окончателно.

Всяка операционна система. Това е уеб приложение; десктоп с Linux е браузър като всеки друг, а има и нативни мобилни и десктоп приложения за тези, които ги желаят.

Две честни ограничения. Каналите запазват recap-а на всяка минала сесия; ad-hoc срещите запазват само recap-а на последната сесия, в съответствие с изчистването на историята на чата им след всеки разговор — ако искате архив, срещайте се в канал. И InterMIND няма функция за жива транскрипция: постоянната следа от казаното е транскрипцията и recap-ът след срещата, а не дума по дума поток на живо.

Един до друг

Документирани факти от собствените помощни страници на всеки доставчик, проверени през септември 2026. Където страница не заявява нещо, клетката го казва.

Средната и дясната колона не са пропуски. Те следват от третирането на резултата от срещата като файлове: файлът има един дом, един собственик и един ACL, а резюмето, което го описва, е четвърто нещо, купувано отделно. Лявата колона следва от третирането на резултата от срещата като съдържание на стая, която екипът запазва.

Ако оставате на текущия си стек

Четири неща, които си струва да направите тази седмица, всички от документацията по-горе:

1. Разберете кой притежава артефактите. В Teams това е OneDrive на организатора или SharePoint библиотеката на канала за срещи в канал; в Meet — Drive на организатора. Попитайте какво се случва с тези срещи, когато този човек смени ролята си или напусне.
2. Проверете политиката за изтичане, преди да ви потрябва файлът. Изтичането в Teams е администраторска настройка; прозорецът на кошчето след изтичане е 90 дни. Това е въпрос към вашия администратор, а не настройка на видеото.
3. Оставете записа там, където е създаден. Преместването или копирането му е точно стъпката, която Microsoft документира като чупеща поддръжката на субтитрите.
4. Изтеглете транскрипцията за всичко, което ще ви трябва по-късно — .docx или .vtt в Teams, по подразбиране само ако сте организатор или съорганизатор. Хората от друг tenant изобщо не могат да я видят след това, така че всичко между компании трябва да се споделя съзнателно.

Ако повечето читатели на срещата не могат да отворят записа — грешен tenant, грешен лиценз, грешен клиент, грешен език — архивът съществува за един човек.

Свързано: ако екипът ви чете recap-и през AI асистент, а не през приложение, вижте кои инструменти за срещи предоставят MCP сървър и какво позволява всеки от тях на асистента.

Често задавани въпроси

Къде се запазват транскрипциите от срещи в Microsoft Teams? В OneDrive for Business на организатора на срещата. Microsoft заявява, че транскрипциите за срещи със запис и/или транскрибиране „се съхраняват в OneDrive for Business на организатора на срещата" и са достъпни „през чата на срещата и раздела Recap в Teams, докато организаторът на срещата не изтрие транскрипцията." Записите се съхраняват отделно — в OneDrive на организатора за обикновени срещи, в SharePoint сайта на канала, в папка Recordings, за срещи в канал (проверено през септември 2026).

Защо субтитрите или транскрипцията изчезнаха, след като преместих записа в Teams? Защото пътеката със субтитрите е свързана с първоначалното място на записа, а не пътува вътре във видеофайла. Администраторската документация на Microsoft заявява: „Субтитрите не се поддържат напълно, ако записът на срещата в Teams бъде преместен или копиран от първоначалното си място в OneDrive или SharePoint" (проверено през септември 2026). Самата транскрипция е отделен обект и остава където е била, достъпна от чата на срещата и раздела Recap.

Може ли човек от друга компания да прочете транскрипцията от среща в Teams след срещата? Не, според матрицата за достъп на Microsoft: човек от друг tenant може да види транскрибирането в реално време по време на срещата, но не може да прегледа или изтегли транскрипцията след това, а анонимните участници не могат нито едното, нито другото. Хората, които се включват в среща по телефона, изобщо не могат да видят транскрипцията. Човек от същата организация може да я види след срещата, но по подразбиране не може да я изтегли (проверено през септември 2026).

Изтичат ли записите и транскрипциите от срещи в Teams? Изтичането се контролира от администраторските настройки на вашата организация — Microsoft документира администраторски контрол за „управление на това кога записите и транскрипциите изтичат за вашата организация", а датата на изтичане на отделен запис може да бъде променена или премахната от човек с право за редактиране. Ако записът изтече, собственикът получава имейл и има до 90 дни да го възстанови от кошчето (проверено през септември 2026).

Къде Google Meet запазва транскрипцията и кой може да я отвори? В Google Drive на организатора на срещата, в папката Google Meet, с отделен файл всеки път, когато транскрибирането се стартира. Линк се изпраща по имейл на домакина, съдомакините и човека, който е включил Transcripts, а транскрипцията е прикачена към събитието в Google Calendar, което всички поканени от организацията на домакина могат да отворят — при над 200 поканени в организацията на домакина е ограничена до домакина, съдомакините и човека, който я е стартирал (проверено през септември 2026).

Мога ли да използвам Microsoft Teams на Linux? Не като десктоп приложение. Таблицата на Microsoft за наличността на клиентите изброява Linux като неподдържан с бележката „Teams вече не се поддържа на Linux" и изброява уеб клиента като поддържан в Microsoft Edge, Chrome, Firefox и Safari (проверено през септември 2026). InterMIND е уеб приложение, така че десктоп с Linux е поддържан десктоп.

Може ли екипът ми да чете резюмето и транскрипцията на собствените си езици? В InterMIND — да: когато срещата се финализира, резюмето и транскрипцията се превеждат на езика на всеки участник в същия момент, така че всеки член отваря своята версия, като това обхваща 23 езика за глас, чат и бележки. За Teams Microsoft заявява обратното: живото преведено транскрибиране е част от Teams Premium, а „минали преведени транскрипции не се съхраняват. Съхранява се само оригиналната транскрипция." Google документира транскрипции в Meet на осем езика, на говоримия език (проверено през септември 2026).

Колко дълго recap-ът в InterMIND остава наличен? Докато домакинът не го изтрие. Каналът запазва recap-а на всяка минала сесия на същия постоянен линк; ad-hoc срещата запазва само recap-а на последната сесия, по същия начин, по който историята на чата ѝ се изчиства след всеки разговор. Домакинът може да изтрие резюмето, транскрипцията, записа на сесия и техните преводи, а това изтриване е окончателно.

Опитайте

• Как да изпращате recap-и от срещи към вашия CRM, help desk или електронна таблица — копие на recap-а по имейл, Zapier, подписан webhook или API.
• Отворете демото на живо — среща на вашия език, без регистрация.
• Започнете първата си среща — гостите се присъединяват през линк, всеки на своя език.
• Вижте как изглежда един recap — резюме, транскрипция и структурата по-горе върху реален пример.
• Прочетете документацията за recap — правила за достъп, редактиране, архив и BCC копия.
• Направете резервно копие на чатовете си — какво съдържа ZIP файлът и как работи възстановяването.

Ако ви притеснява езикът на записа, а не неговото архивиране, този довод е изложен отделно в колко от вашата среща все още съществува на вашия език след седмица.

Източници: Microsoft Support — Start, stop, and find meeting recordings in Microsoft Teams и View live transcription in Microsoft Teams meetings; Microsoft Learn — Teams meeting recording and transcript storage and permissions in OneDrive and SharePoint, Overview - Recording and transcription for Teams meetings, events, and calls и Overview of the Microsoft Teams client; Google Meet Help — Use Transcripts with Google Meet, проверено през септември 2026.