Cara mengeksport sembang Microsoft Teams (2026): apa yang boleh dilakukan pengguna, apa yang boleh dilakukan pentadbir, dan mengapa sejarah hilang

Pada saat anda memerlukan sembang Teams di luar Teams — pertikaian pelanggan, serah tugas, rakan sekerja yang berhenti, keputusan yang seseorang mahu secara bertulis — anda akan mendapati perkara yang dielakkan oleh hasil carian: klien Teams tiada butang Export. Dokumentasi Microsoft menerangkan dua laluan eksport, kedua-duanya untuk pentadbir, dan beberapa perkara yang boleh dilakukan oleh ahli biasa. Panduan ini menyenaraikan kesemuanya tepat seperti yang didokumenkan, disemak pada Ogos 2026, kemudian soalan kedua yang sebenarnya dibawa oleh ramai orang: mengapa sejarah yang mahu mereka eksport sudah tiada.

Apa yang boleh dilakukan oleh ahli (tanpa pentadbir)

• Salin mesej. Pilih teks dalam sembang dan tampalkannya ke dalam dokumen. Ia manual, kehilangan pemformatan dan lampiran, dan ia satu-satunya laluan layan diri sepenuhnya yang didokumenkan oleh Microsoft untuk seorang ahli.
• Kongsi ke Outlook. Mesej atau urutan boleh dihantar ke Outlook daripada Teams ("Share to Outlook") — berguna untuk memasukkan perbualan tertentu ke dalam e-mel, di mana ia boleh difailkan atau dicetak ke PDF. Ia tindakan mesej demi mesej, bukan eksport sembang.
• Kongsi sejarah apabila menambah seseorang. Apabila anda menambah orang ke sembang kumpulan sedia ada, "you can also choose how much of the chat history to include" — dan "you can include chat history only when adding someone to an existing group chat, not for a one-on-one." Ini tidak mengeksport apa-apa, tetapi ia cara yang didokumenkan untuk menyerahkan sejarah sesebuah sembang kepada orang baharu dalam Teams.
• Muat turun transkrip mesyuarat. Bagi mesyuarat yang ditranskripsikan, penganjur dan penganjur bersama boleh memuat turun transkrip sebagai fail .docx atau .vtt daripada sembang mesyuarat atau tab Recap. Itu meliputi apa yang dituturkan dalam mesyuarat, bukan sembangnya.

Tiada satu pun daripada ini menghasilkan fail sembang. Untuk itu, Microsoft mendokumenkan dua laluan di bawah.

Apa yang boleh dilakukan oleh pentadbir: dua laluan eksport yang didokumenkan

1. Teams Export APIs (Microsoft Graph)

"Teams Export APIs allow you to export 1:1, group chat, meeting chats, and channel messages from Microsoft Teams." Bentuk yang didokumenkan:

• Ia berjalan sebagai aplikasi, bukan pengguna yang log masuk: "application permissions are used by apps that run without a signed-in user present. Only an administrator can approve application permissions" — Chat.Read.All, ChannelMessage.Read.All, User.Read.All, serta kebenaran transkrip dan rakaman untuk mesyuarat.
• Ia memerlukan "an active Microsoft Teams license assigned to the users whose data is being exported"; tiada pelan Purview DLP diperlukan.
• Apa yang dihasilkan: mesej dengan metadata lampiran, reaksi, mesej kawalan ("User A added User B to the chat and shared all chat history"), sejarah suntingan jika dasar pengekalan ditetapkan, dan pautan ke rakaman mesyuarat (MP4) dan transkrip (VTT atau DOCX).
• Mesej yang dipadam "can be accessed using export APIs up to 21 days from the time of deletion"; mesej daripada pasukan dan saluran yang dipadam selama 30 hari.

Dalam praktiknya ini ialah pembangun atau rakan arkib yang diperakui menulis kod terhadap Graph, dengan pentadbir meluluskan aplikasi itu. Ia laluan untuk "eksport segala-galanya, secara berkala".

2. Purview eDiscovery / Content search

Laluan pematuhan. Mesej Teams dijurnalkan ke dalam Exchange Online: "all Microsoft Teams 1:1 or group chats are journaled through to the respective users' mailboxes. All standard channel messages are journaled through to the group mailbox representing the team." Carian eDiscovery pada peti mel tersebut menemuinya, dan eksport diterima sebagai .pst yang anda buka dalam Outlook — "all conversations are located in the Team Chat folder under Conversation History" — atau sebagai output Excel di mana data Teams "appears as IM or Conversations". Menjalankannya memerlukan peranan eDiscovery Manager dalam portal Purview.

Itulah laluan untuk "eksport sembang ini untuk tujuan undang-undang, HR atau pertikaian" — oleh seseorang yang memegang peranan itu, bukan oleh orang dalam sembang tersebut.

Mengapa sejarah yang anda mahu telah hilang

Carian kedua di sebalik "export teams chat" ialah "teams chat history missing", dan Microsoft mendokumenkan tepat satu mekanisme: dasar pengekalan (retention policy). Sesebuah organisasi boleh menetapkan sembang Teams dan mesej saluran untuk dipadam selepas tempoh tertentu; apabila ia berjalan, "a system message will replace the ones deleted by an org's retention policy", "messages deleted by a retention policy can't be recovered", dan nasihatnya ialah "to figure out how long your org's retention policy is, reach out to your IT admin."

Dua butiran yang didokumenkan menerangkan perkara yang mengejutkan:

• Pemadaman ini terpakai pada perbualan, bukan hanya pada pengguna tenant anda: "the corresponding message in the Teams client app is deleted for all users in the conversation" — termasuk orang dari organisasi lain yang mempunyai dasar lebih panjang, yang kemudian "won't be able to see the message in Teams" walaupun salinan mungkin masih wujud dalam peti mel mereka untuk eDiscovery.
• Apa yang anda lihat bukan rekod: "messages visible in the Teams app are not an accurate reflection of whether they're retained or permanently deleted for compliance requirements." Mesej yang dipadam pengguna kekal boleh ditemui selama 21 hari; mesej yang tamat tempoh mengikut dasar berada dalam folder tersembunyi sekurang-kurangnya sehari sebelum dipadam secara kekal, dan sebarang penahanan undang-undang (legal hold) menangguhkan pemadaman.

Jadi jika sembang itu telah hilang daripada skrin anda, carian eDiscovery oleh pentadbir mungkin masih menemuinya — buat sementara waktu.

Kedudukan ini bagi sesebuah pasukan

Disatukan, dokumentasi Teams menerangkan ruang yang sejarahnya milik tenant: ahli membacanya, pentadbir mengeksportnya, pengekalan menentukan berapa lama ia wujud, dan setiap laluan keluar — API, PST, salin-tampal — memberi anda mesej dalam bahasa ia ditulis. Bagi pasukan satu bahasa dalam satu organisasi, itu reka bentuk yang koheren. Ia menjadi janggal dalam dua keadaan: ahli yang memerlukan sejarah miliknya tanpa pentadbir, dan pasukan yang sejarahnya dalam tiga bahasa, di mana eksport hanya sejelas bahasa yang dibaca oleh pembaca.

Rupa eksport apabila sejarah dibina untuk disimpan

Kami membina InterMIND di sekitar rekod yang ditinggalkan oleh sesebuah ruang, jadi fakta yang setara dinyatakan dengan cara yang sama:

• Eksport layan diri. Pada pelan yang menyertakan eksport data, Settings → Backup & Restore → Create Backup menghasilkan ZIP sembang anda — mesej, transkripsi mesyuarat, fail, imej dan rakaman — dan Restore from Backup memulihkan sembang terpilih, bersama pin, reaksi dan terjemahan. Tiada peranan pentadbir, tiada API. Dokumentasi: Backup & Restore.
• Rekod mesyuarat mempunyai pautan kekal. Rekap setiap mesyuarat — ringkasan, keputusan, action items, rakaman — berada pada satu alamat, dicipta apabila mesyuarat dijadualkan, terbuka kepada ahli mesyuarat itu yang telah log masuk. Saluran menyimpan rekap setiap sesi. (Meeting recap)
• Sejarah dibaca dalam bahasa setiap ahli. Sejarah sembang, rekap dan dokumen dipaparkan mengikut pembaca — ahli yang membaca bahasa Poland membaca keputusan bulan lalu dalam bahasa Poland, tanpa mengeksport apa-apa. (How much of your meeting still exists a week later)
• Pengekalan yang anda kawal. Data kekal sehingga anda atau pemilik pasukan anda memadamnya — kriteria itu tertulis dalam dasar privasi — dan log audit pasukan boleh dieksport sebagai CSV untuk pemilik dan pentadbir. Pemadaman dan eksport adalah layan diri dalam produk, yang juga dinyatakan dalam DPA kami.

Laluan mana untuk keperluan mana

Lihat sendiri, bukan sekadar membaca

• Cuba demo langsung — tanpa pendaftaran; bercakaplah, dan dengar bilik itu diterjemahkan untuk setiap pendengar dalam mana-mana daripada 23 bahasa.
• Mulakan meeting pertama anda — tetamu menyertai melalui pautan, masing-masing dalam bahasa sendiri.
• Baca dokumen Backup & Restore — kandungan ZIP dan cara pemulihan berfungsi.

Soalan Lazim

Bagaimana cara mengeksport sembang Teams?

Sebagai ahli: salin mesej, atau kongsi mesej individu ke Outlook. Sebagai pentadbir: jalankan carian Purview eDiscovery / Content search pada peti mel peserta dan eksport hasilnya sebagai .pst, atau gunakan Teams Export APIs melalui aplikasi yang diluluskan pentadbir. Dokumentasi klien Microsoft tidak menawarkan butang Export untuk sembang.

Bagaimana cara mengeksport sembang Teams ke PDF?

Microsoft tidak mendokumenkan eksport PDF. Laluan yang didokumenkan berakhir dengan .pst (eDiscovery), JSON melalui Graph (Export APIs), atau mesej yang dikongsi ke Outlook — dari Outlook, e-mel boleh dicetak ke PDF. Menyalin sembang ke dalam dokumen dan menyimpannya sebagai PDF ialah laluan praktikal pada peringkat ahli.

Mengapa sejarah sembang Teams saya hilang?

Disebabkan dasar pengekalan, menurut Microsoft: mesej yang dipadam digantikan dengan mesej sistem, "can't be recovered", dan nasihatnya ialah bertanya kepada pentadbir IT anda berapa lama dasar itu menyimpan mesej. Pemadaman terpakai kepada semua orang dalam perbualan, termasuk orang di organisasi lain.

Bolehkah saya melihat sejarah sembang sebelum saya ditambah ke sembang kumpulan?

Hanya jika orang yang menambah anda memilih untuk menyertakannya: apabila menambah orang ke sembang kumpulan sedia ada, penambah memilih berapa banyak sejarah untuk disertakan; untuk sembang satu-lawan-satu, pilihan sebegitu tidak wujud.

Bolehkah pentadbir mengeksport sembang Teams antara dua orang?

Ya — sembang 1:1 dijurnalkan ke dalam peti mel kedua-dua peserta, jadi carian eDiscovery pada mana-mana peti mel menemuinya, dan Export APIs meliputi "1:1, group chat, meeting chats, and channel messages".

Bagaimana cara mengeksport sembang saya sendiri tanpa pentadbir?

Dalam Teams, anda tidak boleh selain menyalin dan Share to Outlook. Dalam InterMIND, Backup & Restore pada pelan dengan eksport data mencipta ZIP sembang, transkripsi, fail dan rakaman anda, dan memulihkan sembang terpilih kemudian.

Soalan yang sama, tetapi sembang itu di WhatsApp?

Alat berbeza, had berbeza — Export chat, apa yang dibawanya, dan apa yang perlu dilakukan apabila item menu tiada: cara mengeksport sembang WhatsApp.

Sumber: Microsoft Learn — Export content with the Microsoft Teams Export APIs, Microsoft Learn — Finding content in Microsoft Teams in eDiscovery, Microsoft Learn — Learn about retention for Teams, Microsoft Support — Teams messages about retention policies, Microsoft Support — Chat with others in Microsoft Teams, Microsoft Support — Share to Outlook from Microsoft Teams, Microsoft Support — Start, stop, and download live transcripts in Microsoft Teams meetings. Microsoft mengubah ciri dan alat pentadbiran dari semasa ke semasa; semak halaman tersebut untuk keadaan semasa. Semua fakta disemak pada Ogos 2026.