Databehandlingsavtal

När din organisation använder InterMIND enligt ett eget avtal med oss är din organisation personuppgiftsansvarig och vi behandlar personuppgifter för dess räkning som personuppgiftsbiträde. För det förhållandet tillhandahåller vi ett databehandlingsavtal (DPA, Data Processing Addendum). Den här sidan förklarar vad avtalet omfattar och hur du får ett undertecknat exemplar. Sidan är en sammanfattning – det är själva databehandlingsavtalet som är bindande.

Parter

Personuppgiftsbiträde (tjänsteoperatör och avtalspart): Golden Fish LLC (UAE), som driver InterMIND. Utgivare och immateriella rättigheters innehavare för tjänsten: MindMeeting OÜ (Estland).
Personuppgiftsansvarig: din organisation.
Företrädare i EU/EES (artikel 27 GDPR): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estland, är vår företrädare i Europeiska unionen enligt artikel 27 GDPR. Kontakt: privacy@intermind.com.

Vad databehandlingsavtalet omfattar

Databehandlingsavtalet reglerar de personuppgifter som vi behandlar för att tillhandahålla tjänsten för din räkning:

Föremål för behandlingen och varaktighet: tillhandahållande av InterMIND-tjänsten för meetings och översättning under avtalstiden för ert avtal med oss.
Art och ändamål: hosting och överföring av meetings (ljud och video), transkribering och översättning av tal i realtid, chatt, dokumentöversättning, en valfri AI-sammanfattning efter meetingen, valfria statussidor för team (fakta som härleds ur sammanfattningarna, se nedan), fakturering och support.
Kategorier av registrerade: era användare och deras meetinggäster, inklusive externa inbjudna.
Kategorier av personuppgifter: kontouppgifter (e-post, namn, foto), metadata om meetings, transkriptioner av tal (inklusive talarnamn), chattmeddelanden och bilagor, inspelningar, fakta som härleds ur sammanfattningar för statussidor för team (med ett ordagrant citat, namn så som de uttalades i meetingen samt kopplingen mellan ett namn på en ansvarig och ett medlemskonto) samt faktureringsuppgifter. Tjänsten kräver inga särskilda kategorier av personuppgifter. Innehållet i en meeting kan dock av en slump omfatta vad som helst som deltagarna väljer att diskutera.

Behandlingsaktivitet: statussidor för team

Aktiveras per organisation av er administratör och är avstängd som standard. Att aktivera funktionen och godkänna dess avsnitt i användarvillkoren är er dokumenterade instruktion att behandla sammanfattningar på detta sätt, och att stänga av den är instruktionen att sluta.

Ändamål: att följa upp läget i organisationens eget arbete – öppna uppgifter, problem, förfrågningar, beslut och ekonomiska belopp som står på spel – för era medlemmar och via de AI-assistenter som de kopplar upp. Sidorna utvärderar arbete, inte människor: ingen betygsättning, rangordning eller poängsättning av individer.
Data: innehållet i varje meetingsammanfattning (läses en gång per sammanfattningsversion), de fakta som härleds ur den med ett ordagrant citat som verifierats mot sammanfattningen, namn på personer så som de uttalades i meetingen, kopplingen mellan ett namn på en ansvarig och ett medlemskonto samt de mål som er administratör skriver.
Underbiträden: endast den AI-motor som er organisation redan har valt för sammanfattningar – som standard Azure OpenAI i EU Data Zone, Vertex AI eller Amazon Bedrock efter val, eller en slutpunkt som ni driver själva. Inga nya underbiträden och inga nya datakategorier utöver sammanfattningens innehåll.
Åtkomst: en medlem läser fakta från de sessioner som hen har varit värd för eller deltagit i, från och med sitt anslutningsdatum om ni inte öppnar äldre historik, samt rader som är tilldelade hen. Administratörer läser organisationens sidor. Samma regel gäller för läsning via en uppkopplad assistent.
Lagring: fakta finns kvar så länge som sammanfattningen de härrör från – när en sessions artefakter raderas raderas dess fakta, och när organisationen raderas raderas alla. När funktionen stängs av pausas utvinningen och de lagrade fakta döljs.

Våra åtaganden som personuppgiftsbiträde

Databehandlingsavtalet speglar skyldigheterna enligt artikel 28.3 GDPR, bland annat:

Vi behandlar personuppgifter endast enligt era dokumenterade instruktioner.
Vår personal är bunden av sekretess.
Vi tillämpar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.
Vi anlitar underbiträden med stöd av ett allmänt skriftligt godkännande och meddelar minst 30 dagar i förväg om varje tillägg eller byte, så att ni kan invända av rimliga dataskyddsskäl. Den aktuella listan publiceras på /legal/subprocessors.
Vi hjälper till med de registrerades begäranden. Radering och export görs självbetjänt i produkten, och vi hjälper till med resten.
Vi underrättar er om en personuppgiftsincident som rör era uppgifter utan onödigt dröjsmål och i alla händelser inom 72 timmar efter att vi fått kännedom om den.
Vid avtalets upphörande raderar vi eller återlämnar era personuppgifter, med förbehåll för att säkerhetskopior åldras bort.

Vi har för närvarande ingen certifiering enligt SOC 2 eller ISO 27001. På begäran lämnar vi i stället ut ett säkerhetsformulär och vår dokumentation om Compliance.

Internationella överföringar

Behandlingen sker som standard i EU (se listan över underbiträden för leverantörernas regioner). Där en leverantörs juridiska enhet finns utanför EU/EES omfattas överföringarna av standardavtalsklausuler (SCC) och, där det är tillämpligt, ramverket för dataskydd mellan EU och USA (DPF), tillsammans med kompletterande tekniska åtgärder såsom kryptering vid överföring och i vila. Eftersom InterMIND drivs från UAE bekräftas den specifika mekanismen enligt kapitel V och SCC-modulen per kund när databehandlingsavtalet undertecknas.

Begära ett undertecknat exemplar

Databehandlingsavtalet undertecknas per kund, så vi anpassar villkoren för internationella överföringar till er situation före undertecknandet – det är inte en nedladdning på egen hand. Om du vill begära ett exemplar för granskning eller undertecknande kan du mejla privacy@intermind.com med ämnesraden "DPA request".