InterMIND

Databehandleravtale

Når organisasjonen din bruker InterMIND under sin egen avtale med oss, er organisasjonen din behandlingsansvarlig, og vi behandler personopplysninger på dens vegne som databehandler. For dette forholdet tilbyr vi en databehandleravtale (Data Processing Addendum, DPA). Denne siden forklarer hva DPA-en dekker, og hvordan du får en signert kopi. Siden er et sammendrag – selve DPA-en er det bindende dokumentet.

Parter

  • Databehandler (tjenesteoperatør og avtalepart): Golden Fish LLC (UAE), som driver InterMIND. Utgiver og eier av immaterielle rettigheter til tjenesten: MindMeeting OÜ (Estland).
  • Behandlingsansvarlig: organisasjonen din.
  • Representant i EU/EØS (artikkel 27 GDPR): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estland, er vår representant i Den europeiske union i henhold til artikkel 27 GDPR. Kontakt: privacy@intermind.com.

Hva DPA-en dekker

DPA-en regulerer personopplysningene vi behandler for å levere tjenesten på vegne av organisasjonen din:

  • Behandlingens gjenstand og varighet: levering av InterMIND-tjenesten for Meeting og oversettelse i hele avtaleperioden din med oss.
  • Art og formål: hosting og overføring av Meeting (lyd og video), talegjenkjenning og oversettelse i Echtzeit – se under – chat, dokumentoversettelse, et valgfritt AI-sammendrag etter Meeting, valgfrie statussider for team (fakta utledet fra oppsummeringene, se nedenfor), fakturering og support.
  • Kategorier av registrerte: brukerne dine og gjestene deres i Meeting, inkludert eksterne inviterte.
  • Kategorier av personopplysninger: kontodata (e-post, navn, bilde), metadata om Meeting, transkripsjoner av tale (inkludert navn på talere), chatmeldinger og vedlegg, opptak, fakta utledet fra oppsummeringer til statussider for team (med et ordrett sitat, navn slik de ble uttalt i Meeting, og koblingen mellom navnet på en ansvarlig og en medlemskonto) samt faktureringsdata. Tjenesten krever ikke særlige kategorier av personopplysninger, men innholdet i Meeting kan tilfeldigvis inneholde alt deltakerne velger å snakke om.

Behandlingsaktivitet: Statussider for team

Aktiveres per organisasjon av administratoren din og er avslått som standard. Å aktivere funksjonen og godta den delen av bruksvilkårene som gjelder den, er din dokumenterte instruks om å behandle oppsummeringer på denne måten, og å slå den av er instruksen om å slutte.

  • Formål: å følge status for organisasjonens eget arbeid – åpne oppgaver, problemer, forespørsler, beslutninger og økonomiske beløp som står på spill – for medlemmene dine og gjennom AI-assistentene de kobler til. Sidene vurderer arbeid, ikke personer: ingen vurdering, rangering eller poengsetting av enkeltpersoner.
  • Data: innholdet i hver oppsummering av Meeting (lest én gang per versjon av oppsummeringen), faktaene utledet fra den med et ordrett sitat som er kontrollert mot oppsummeringen, navn på personer slik de ble uttalt i Meeting, koblingen mellom navnet på en ansvarlig og en medlemskonto, og målene administratoren din skriver.
  • Underdatabehandlere: kun den AI-hjernen organisasjonen din allerede har valgt for oppsummeringer – Azure OpenAI i EU Data Zone som standard, Vertex AI eller Amazon Bedrock etter valg, eller et endepunkt du drifter selv. Ingen ny underdatabehandler og ingen ny datakategori utover innholdet i oppsummeringen.
  • Tilgang: et medlem leser fakta fra øktene vedkommende har vært vert for eller deltatt i, fra tidspunktet vedkommende ble med og framover med mindre du åpner for eldre historikk, pluss rader som er tildelt vedkommende. Administratorer leser organisasjonens sider. Den samme regelen gjelder for lesing gjennom en tilkoblet assistent.
  • Lagring: fakta lagres så lenge oppsummeringen de stammer fra finnes – sletter du en økts artefakter, slettes faktaene fra den, og sletter du organisasjonen, slettes alle. Når funksjonen slås av, settes uttrekk på pause, og de lagrede faktaene skjules.

Våre forpliktelser som databehandler

DPA-en gjenspeiler forpliktelsene i artikkel 28(3) GDPR, blant annet:

  • Vi behandler personopplysninger kun på dine dokumenterte instrukser.
  • Våre ansatte er underlagt taushetsplikt.
  • Vi gjennomfører egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak.
  • Vi bruker underdatabehandlere under en generell skriftlig godkjenning og varsler minst 30 dager i forveien om enhver tilføyelse eller utskifting, slik at du kan protestere ut fra saklige personvernhensyn. Den gjeldende listen er publisert på /legal/subprocessors.
  • Vi bistår med forespørsler fra registrerte. Sletting og eksport kan du gjøre selv i produktet, og vi bistår med resten.
  • Vi varsler deg om brudd på personopplysningssikkerheten som berører dine data, uten ugrunnet opphold og senest innen 72 timer etter at vi ble kjent med bruddet.
  • Ved opphør sletter vi eller returnerer personopplysningene dine, med forbehold om sikkerhetskopienes aldringsperiode.

Vi har foreløpig ikke SOC 2- eller ISO 27001-sertifisering. På forespørsel gir vi deg i stedet et sikkerhetsspørreskjema og vår Compliance-dokumentasjon.

Internasjonale overføringer

Behandlingen skjer som standard i EU (se listen over underdatabehandlere for leverandørenes regioner). Der en leverandørs juridiske enhet ligger utenfor EU/EØS, dekkes overføringer av standard personvernbestemmelser (Standard Contractual Clauses, SCC-er) og, der det er aktuelt, av EU–US Data Privacy Framework (DPF), sammen med supplerende tekniske tiltak som kryptering under overføring og ved lagring. Fordi InterMIND drives fra UAE, bekreftes den konkrete mekanismen etter kapittel V og SCC-modulen per kunde når DPA-en signeres.

Be om en signert kopi

DPA-en signeres per kunde, så vi tilpasser vilkårene for internasjonale overføringer til din situasjon før signering – den er ikke en nedlasting du kan ta selv. For å be om en kopi til gjennomgang eller signering, send en e-post til privacy@intermind.com med emnet «DPA request».