Teams Meeting Shared Files: מה כתוב בתיעוד, ואיך קובץ משותף הופך לתשובה בפגישה

ב-8 בספטמבר 2026 הוסיפה Microsoft את פיצ'ר 570427 למפת הדרכים של Microsoft 365. הרישום כולו קובע:

The new Meeting Shared Files feature allows users to add relevant files and links to their meeting for easy access and to automatically share that content with all meeting participants. AI in the meeting, like the Facilitator agent, uses these files for targeted grounding to answer questions and enhance skill functionality.

זהו מנגנון ששווה שיהיה. קבצים חדלים להיות הודעות שנגללות הלאה, וה-AI בחדר עונה מתוך המצגת שהחדר באמת מסתכל עליה.

הפוסט הזה הוא שתי מפות מתועדות. הראשונה: מה אומרים דפי Microsoft עצמם על הפיצ'ר ועל ה-AI שקורא את הקבצים: הרישיון שהוא דורש, הפגישות שבהן הוא פועל, מי יכול להפעיל אותו, והשפה שבה הוא עונה. השנייה: איך אותה משימה עובדת ב-InterMIND כבר היום, מנגנון אחר מנגנון: קובץ שנשמט לתוך הפגישה, הסיכום שמופיע מעצמו, ו-Mia, משתתפת ה-AI של הפגישה, שעונה בקול על שאלות המבוססות על הקובץ, וכל משתתף שומע אותה בשפתו. עובדות על הספק מצוטטות מדפי מפת הדרכים והתמיכה של Microsoft, נבדקו בספטמבר 2026, והקישורים נמצאים בתחתית.

מה קובע רישום מפת הדרכים

שורת מפת הדרכים היא המסמך הראשוני, ולכן כדאי לקרוא אותה כנתונים ולא כהכרזה. כפי שנשלף מ-API של מפת הדרכים של Microsoft ב-9 בספטמבר 2026, פיצ'ר 570427 כולל:

שני דברים הרישום אינו קובע, נכון למועד הבדיקה: הוא אינו מציין כלל גישה למשתתפים שאינם ב-tenant, והוא אינו מציין התנהגות שפתית לתוכן המשותף או לתשובות ה-AI המבוססות עליו. התגית "Microsoft Copilot (Microsoft 365)" היא של הרישום עצמו; מה שהיא מרמזת לגבי רישוי מתועד במקום אחר, בדף של Facilitator.

ה-AI שקורא את הקבצים מוגבל ברישוי ובהיקף

רישום מפת הדרכים מציין את הסוכן Facilitator כצרכן של הקבצים המשותפים. דף התמיכה של Microsoft עבור Facilitator קובע את הגבולות, וכל אחד מהם הוא ציטוט:

הרישיון. "A Microsoft Copilot license is required to add Facilitator to a meeting or turn it on during a meeting. However, any meeting participant (excluding external participants) can see all real-time updates in Chat and Notes."

סוגי הפגישות. "Facilitator can only be added to scheduled meetings, and can't be added to channel meetings, instant meetings, or Teams calls."

מה הוא עושה עם קבצים. בין היכולות המפורטות: "Create a high-quality word document based on the meeting discussion, chat history and shared files."

התנאי לשאילת שאלות לאחר מכן. "To prompt Facilitator about the meeting after it ends, make sure to turn on transcription before or during the meeting. If Copilot is set to start without transcription, Facilitator will start without transcription as well."

מי יכול להפעיל אותו באמצע הפגישה. "Only meeting participants who are organizers or presenters and are using Teams for web or desktop can turn Facilitator on or off during a meeting."

השפה. "When you turn on Facilitator, you'll be asked to select a language if a language for the meeting hasn't already been selected." הבחירה היא מאפיין של הפגישה, לא של האדם ששואל.

Microsoft מתעדת גם שני מקרים שבהם הסוכן אינו יכול לקרוא את מה שהופנה אליו: כאשר "only the organizer has joined", מפני ש-"Facilitator can't read the organizer's copy of the meeting invite due to privacy requirements", וכאשר להזמנה או להערות יש תווית רגישות: "if the meeting invite or notes have a sensitivity label (such as Confidential or another label that requires encryption), Facilitator can't read or extract the agenda."

עוד שתי עובדות מתועדות מאותה משפחת מוצרים, כי קובץ משותף בחדר רב-לשוני פוגש אותן: דף הסוכן Interpreter מפרט עשר שפות נתמכות: "English, Spanish, Portuguese, Japanese, Simplified Chinese (Mandarin), Italian, German, French, Korean and Taiwanese", עם "20 hours of interpretation … included per person per month with a Microsoft Copilot license"; ודף הכתוביות החיות קובע ש-"Teams doesn't save captions. If you'd like a transcript of the meeting, turn on transcription."

בסיכום, זו התמונה המתועדת נכון לספטמבר 2026: הקובץ משותף עם כולם; ה-AI שקורא אותו דורש רישיון Copilot, פועל רק בפגישות מתוזמנות, מופעל על ידי מארגנים או מציגים, ועונה בשפה האחת שנבחרה לפגישה; משתתפים חיצוניים אינם רואים את העדכונים שלו בזמן אמת ב-Chat וב-Notes.

איך זה עובד ב-InterMIND

כל מה שלהלן הוא אופן הפעולה של המוצר כיום, וכל סעיף הוא מנגנון ולא טענה על איכות.

קובץ שנשמט לצ'אט הפגישה נקרא על המחשב שלכם. כשמסמך מצורף בצ'אט פגישה או בערוץ, הטקסט שלו מחולץ בדפדפן שלכם: Web Worker ממיר את הקובץ מקומית, עד 50 MB. נתמכים: DOC, DOCX, DOCM, ODT, RTF; PDF עם שכבת טקסט; PPT, PPTX, PPSX, PPTM, ODP; XLS, XLSX, XLSM, ODS, CSV; TXT, MD, Markdown; EPUB. טקסט הקובץ אינו נשלח לצד שלישי כדי שינתח אותו.

הסיכום אוטומטי: אין כפתור ואין רישיון. רגע אחרי שהקובץ נוחת, רצועת הסטטוס של הכרטיס מתחלפת מ-Preparing summary… ל-AI summary, ולצידה Preview למסמך עצמו. אף אחד לא לוחץ על דבר, אף אחד לא צריך להיות מי ש"מריץ עליו את ה-AI", ולסיכומים אין מכסת תוכנית.

Mia עונה על שאלות על הקובץ, בתוך הפגישה. סטטוס, 19 בספטמבר 2026: Mia בפגישות נמצאת בגרסת preview. היא נבדקת בתוך InterMIND ועדיין אינה מופעלת עבור ארגוני לקוחות. מה שלהלן מתאר איך היא עובדת ב-preview. Mia היא משתתפת ה-AI של הארגון. אמרו בקול «Mia, מהו מועד האספקה בחוזה?», או העבירו את צ'אט הפגישה למצב הפרטי שלו (המנעול שליד שדה ההודעה) וכתבו שם את השאלה, והיא עונה מתוך חומרי הסשן: התמלול עד כה, הצ'אט, סיכומי המסמכים ששותפו בו, וסיכומי הסשנים הקודמים של החדר. אם החומר אינו מכיל את התשובה, היא אומרת זאת במשפט אחד במקום להמציא מספר. היא עונה למשתתפים בעלי רישיון בתוכניות בתשלום, Pro, Business ו-Enterprise: משתתף בתוכנית בתשלום מקבל אותה בכל פגישה שהוא מצטרף אליה, ללא קשר למארח. אורחים ומשתתפים בתוכנית החינמית שומעים את תשובותיה הקוליות לאחרים, אך היא אינה עונה להם. אין תוסף AI נוסף מעל התוכנית, אין סוג פגישה שהיא אינה יכולה להצטרף אליו, ואיש אינו צריך להפעיל אותה באמצע השיחה: היא פועלת בכל פעם שיכולות ה-AI מופעלות עבור הארגון של המארח.

התשובה עוקבת אחר השאלה. כששואלים בקול, Mia עונה בקול לכל החדר: התשובה נכתבת באופן native בשפת השאלה ובכל שפה אחרת הנוכחת בחדר, ומושמעת במכשיר של כל משתתף בשפתו; שום דבר אינו נכתב לצ'אט. כששואלים במצב הפרטי של הצ'אט, היא עונה שם בלבד, בטקסט, ואיש אחר בחדר אינו רואה את החלפת הדברים. Mia אינה משתתפת בשיחה עצמה: היא אינה בהקלטה ואינה בתמלול, וקולה לעולם אינו עובר דרך המיקרופון של משתתף אחר. התחילו לדבר והיא נעצרת; Stop Mia קוטע תשובה באמצעה.

Mia פועלת על השער של הארגון עצמו. היא משתמשת בשער ה-AI שהארגון בחר לכל יכולות ה-AI שלו, שער ברירת המחדל באיחוד האירופי או נקודת הקצה של הארגון עצמו, והקול מגיע מספק אותו שער. בנקודת קצה של הארגון עצמו אין קול, ולכן שאלה מדוברת נענית כטקסט בצ'אט הפגישה.

כל נקודה בסיכום מעוגנת במסמך. נקודות הסיכום נכתבות מול סמני פסקאות שמוזרקים לטקסט המחולץ, כך שכל נקודה מסתיימת ב-¶ link שקופץ לפסקת המקור המדויקת בלשונית Extracted text. טענה בסיכום רחוקה קליק אחד מניסוח המחבר, והטקסט המחולץ אינו מתורגם בכוונה, כך שהעוגן תמיד נוחת על המילים של המחבר עצמו.

כל חבר קורא את הסיכום בשפתו. הסיכום נכתב תחילה בשפת המסמך עצמו, ואז מוגש לכל קורא בשפת הפגישה של אותו קורא ונשמר במטמון לפי שפה.

מסמך שנפתח במהלך השיחה מגיע לכל במה. מסמך Google Docs או OneDrive שקושר בצ'אט הפגישה יכול להיפתח לכל הוועידה: הוא מופיע על הבמה של כל משתתף, מסומן במי ששיתף אותו, כל צופה גולל ומתקרב באופן עצמאי, והלקוח של כל צופה מבקש אותו בשפת הממשק שלו. הערות טקסט עשיר עולות לבמה באותו אופן, עם תצוגות Translated, Original ותצוגה זו לצד זו לכל קורא.

מהות הקובץ נכנסת לרשומה במשקל זהה לדיבור. מסמכים ששותפו במהלך סשן תורמים את הסיכומים שלהם לסיכום הפגישה לצד מה שנאמר, ופרומפט הסיכום מתייחס למספר או להחלטה שנאמרו במסמך בדיוק כמו לאלה שנאמרו בקול. סשן שבו איש לא דיבר אך שותפו מסמכים עדיין מפיק סיכום.

הקריאה מחייבת חברות. הטקסט המחולץ והסיכום נמצאים רק במסד הנתונים שלנו, לעולם לא באחסון קבצים ציבורי, והנתיב שמגיש אותם דורש חברות בפגישה או בערוץ הרלוונטיים.

תרגום הקובץ כולו הוא יכולת נפרדת ונמדדת. קריאת PDF או קובץ Office משותף בשפתכם, המסמך ולא הסיכום שלו, היא תרגום מסמכים, המכסה 30 שפות מסמך ונספר בקבצים נבדלים בחלון נע של 30 ימים: 10 ב-Pro, 30 ב-Business, 100 ב-Enterprise, ואינו זמין ב-Basic.

המספרים לפי צינור עיבוד, כי אין תשובה אחת: 23 שפות לקול ולצ'אט, 30 למסמכים, 17 לוקאלים של ממשק.

חמש מגבלות ששווה לציין במפורש. אורח לא מאומת יכול להיות בפגישה, לראות את המסמך על הבמה ולשמוע את תשובותיה הקוליות של Mia עליו, אך Mia אינה עונה לשאלות של אורח, וכרטיס הסיכום שייך לחבר מחובר: אין אחרת חשבון שיוכל להיות הבעלים שלו. קישור ל-Google Drive או ל-OneDrive משתף מצביע ולא את הקובץ, ולכן אין אצלנו טקסט לחלץ, לסכם או לשאול עליו את Mia; התוכן נשאר אצל הספק שלו. PDF סרוק אין לו שכבת טקסט והוא מסומן ככזה במקום להיות מסוכם בשקט; OCR אינו מבוצע. קבצים שמגיעים מהאפליקציה לנייד או מהגשר של Telegram עדיין אינם מחולצים. ו-Mia עונה מתוך סיכום המסמך ולא מתוך הטקסט המלא שלו, ולכן פרט שהסיכום לא שמר הוא פרט שהיא תאמר לכם שאין לה.

זה לצד זה

עובדות מתועדות מדפי Microsoft עצמם, נבדקו בספטמבר 2026. כאשר דף אינו קובע דבר מה, התא אומר זאת.

שני הצדדים קושרים את ה-AI בפגישה לזכאות בתשלום של האדם המשתמש בו. השורות שבהן שני סטי התיעוד נבדלים הן סוגי הפגישות, המתג בשיחה, מי שומע את התשובה, ושפת התשובה.

אם אתם נשארים ב-Teams

ארבעה דברים ששווה לעשות, כולם מתוך התיעוד שלעיל:

1. בדקו מי בפגישה מחזיק ברישיון Copilot. הסוכן שקורא קבצים משותפים צריך אחד כדי להתווסף או להיות מופעל, ורק מארגנים או מציגים ב-Teams לאינטרנט או לשולחן העבודה יכולים להפעיל אותו באמצע הפגישה.
2. תזמנו את הפגישה. אי אפשר להוסיף את Facilitator לפגישות ערוץ, לפגישות מיידיות או לשיחות. אם ה-AI המבוסס על קבצים חשוב, הזמנת היומן היא נקודת הכניסה.
3. הפעילו תמלול לפני השיחה או במהלכה אם מישהו ירצה לשאול על הפגישה לאחר מכן; Microsoft מתעדת זאת כתנאי.
4. בחרו את שפת הפגישה במכוון. Facilitator עונה בשפה האחת שנבחרה לפגישה; משתתפים מחוץ ל-tenant אינם רואים את העדכונים שלו בזמן אמת ב-Chat וב-Notes.

אם רוב האנשים שאיתם שותף הקובץ אינם יכולים לשאול עליו (סוג פגישה לא נכון, tenant לא נכון, שפה לא נכונה), הקובץ הופץ ולא שותף.

שאלות נפוצות

מהו Microsoft Teams Meeting Shared Files? פיצ'ר של Teams במפת הדרכים של Microsoft 365 כפיצ'ר 570427, שנוצר ב-8 בספטמבר 2026. הרישום של Microsoft קובע שהוא "allows users to add relevant files and links to their meeting for easy access and to automatically share that content with all meeting participants", וש-"AI in the meeting, like the Facilitator agent, uses these files for targeted grounding to answer questions and enhance skill functionality." השורה מתויגת גם ל-Microsoft Teams וגם ל-Microsoft Copilot (Microsoft 365) (נבדק בספטמבר 2026).

מתי Meeting Shared Files זמין? רישום מפת הדרכים מציין סטטוס "In development", שלב שחרור "General Availability" וזמינות "October CY2026", עבור מופע הענן "Worldwide (Standard Multi-Tenant)", עם תגיות פלטפורמה ל-Android, Desktop, iOS, Linux ו-Mac (נבדק בספטמבר 2026). תאריכי מפת הדרכים הם של Microsoft עצמה ועשויים להשתנות.

האם אני צריך רישיון Microsoft Copilot כדי להשתמש ב-AI שקורא קבצי פגישה? עבור Facilitator, כן: "A Microsoft Copilot license is required to add Facilitator to a meeting or turn it on during a meeting." Microsoft מוסיפה ש-"any meeting participant (excluding external participants) can see all real-time updates in Chat and Notes", כך שהרישיון מגביל את ההפעלה ולא את הצפייה בפלט שלו בתוך ה-tenant (נבדק בספטמבר 2026).

האם משתתפים חיצוניים או אנונימיים יכולים להשתמש ב-AI המבוסס על קבצים בפגישת Teams? הדף של Facilitator של Microsoft קובע שעדכונים בזמן אמת ב-Chat וב-Notes גלויים ל-"any meeting participant (excluding external participants)". רישום מפת הדרכים של Meeting Shared Files אינו קובע כלל גישה למשתתפים מחוץ ל-tenant (נבדק בספטמבר 2026).

האם אפשר לשאול את ה-AI של הפגישה שאלה על קובץ משותף? ב-InterMIND, כן: פנו אל Mia בשמה בקול, או כתבו לה במצב הפרטי של צ'אט הפגישה (המנעול שליד שדה ההודעה), והיא עונה מתוך סיכומי המסמכים ששותפו בסשן הזה, יחד עם התמלול, הצ'אט וסיכומי הסשנים הקודמים של החדר. היא עונה למשתתפים בעלי רישיון בתוכניות בתשלום בכל פגישה שהם מצטרפים אליה; אורחים ומשתתפי תוכנית חינמית שומעים את תשובותיה הקוליות לאחרים; אין מתג בשיחה. ב-Teams, רישום מפת הדרכים קובע ש-"AI in the meeting, like the Facilitator agent, uses these files for targeted grounding to answer questions", ודף Facilitator מתעד את רישיון Copilot ואת התנאי של פגישה מתוזמנת (נבדק בספטמבר 2026).

באיזו שפה ה-AI של הפגישה עונה? ב-InterMIND, בכל שפה הנוכחת בחדר: התשובה המדוברת של Mia נכתבת באופן native לכל שפה ומושמעת במכשיר של כל משתתף בשפתו. שאלה שנכתבה במצב הפרטי של הצ'אט נענית שם, בטקסט, לאדם שכתב אותה. עבור Facilitator, Microsoft קובעת ש-"you'll be asked to select a language if a language for the meeting hasn't already been selected", כלומר שפה אחת לפגישה (נבדק בספטמבר 2026).

האם כולם בפגישה יכולים לקרוא קובץ משותף בשפתם? ב-InterMIND, סיכום הקובץ מוגש לכל חבר בשפתו ונשמר במטמון לפי שפה, מסמך מקושר שנפתח על הבמה מתבקש על ידי הלקוח של כל צופה בשפת הממשק של אותו צופה, וקריאת המסמך עצמו בשפתכם היא תרגום מסמכים, המכסה 30 שפות ונמדד לפי תוכנית. ב-Teams, רישום מפת הדרכים קובע שהקובץ משותף עם כל המשתתפים ואינו קובע התנהגות שפתית לפי משתתף (נבדק בספטמבר 2026).

האם אפשר לבדוק סיכום AI מול המסמך שממנו נוצר? ב-InterMIND, כן: כל נקודת סיכום מסתיימת בקישור ¶ שקופץ לפסקה המדויקת בטקסט המחולץ שממנה נכתבה, והטקסט המחולץ אינו מתורגם לעולם, כך שהעוגן תמיד נוחת על הניסוח של המחבר עצמו. הלשונית Extracted text מחזיקה את הטקסט המלא של המסמך כפי שנקרא מהקובץ.

האם סיכומי מסמכים מוגבלים לפי תוכנית? ב-InterMIND סיכום של מסמך משותף כלול בכל תוכנית ללא מכסה. Mia בפגישות נמצאת ב-preview ואינה חלק מאף תוכנית עדיין; ב-preview היא עונה למשתתפים בתוכניות Pro, Business ו-Enterprise, ללא תוסף AI נוסף. תרגום המסמך כולו הוא היכולת הנמדדת: קבצים נבדלים בחלון נע של 30 ימים, 10 ב-Pro, 30 ב-Business, 100 ב-Enterprise, ואינו זמין ב-Basic.

מה קורה לקובץ משותף אחרי הפגישה? הסיכום שלו מזין את סיכום הפגישה לצד מה שנאמר, במשקל זהה לתוכן המדובר: סשן שבו לא נאמר דבר אך שותפו מסמכים עדיין מפיק סיכום. כרטיס הקובץ נשאר בצ'אט עם AI summary ו-Extracted text שלו, קריא לחברי אותה פגישה או אותו ערוץ ולאיש מלבדם, ו-Mia בסשן הבא של החדר עונה מתוך אותו סיכום.

נסו בעצמכם

• Open the live demo — פגישה בשפתכם, ללא הרשמה.
• See what document summaries look like — עוגני ה-¶, רצועת הסטטוס, כלל השפה.
• Read the document-summaries docs — פורמטים, סטטוסים של כרטיסים, פרטיות ומכסות.
• Read how sharing works in-call — מסמכים, הערות וסיכומים על הבמה.
• Check the translation quality before you pay for it — ציונים לפי זוג שפות על תעבורה אמיתית.

אם מה שמטריד אתכם הוא לא הקובץ אלא הרשומה שהוא הופך אליה, הטיעון הזה מובא בנפרד ב-how to keep a meeting's transcript, summary and action items after the call.

מקורות: Microsoft 365 Roadmap — feature 570427, "Microsoft Teams: Meeting Shared Files" (שדות המצוטטים מ-API של מפת הדרכים של Microsoft); Microsoft Support — Facilitator in Microsoft Teams meetings, Interpreter in Microsoft Teams meetings and calls ו-Use live captions in Microsoft Teams meetings, נבדקו בספטמבר 2026.