איך מייצאים צ'אט ב-Microsoft Teams (2026): מה משתמשים יכולים לעשות, מה מנהלי מערכת יכולים לעשות, ולמה ההיסטוריה נעלמת

ברגע שאתם צריכים צ'אט מ-Teams מחוץ ל-Teams, בגלל סכסוך עם לקוח, העברת תפקיד, עובד שעוזב או החלטה שמישהו רוצה לראות בכתב, אתם מגלים את הדבר שתוצאות החיפוש מדלגות סביבו: בלקוח של Teams אין כפתור ייצוא. התיעוד של Microsoft מתאר שני מסלולי ייצוא, שניהם למנהלי מערכת, ומספר פעולות שחבר רגיל בצוות יכול לבצע. המדריך הזה מפרט את כולם בדיוק כפי שהם מתועדים, נכון לאוגוסט 2026, ואחר כך עונה על השאלה השנייה שאליה אנשים מגיעים בפועל: למה ההיסטוריה שרצו לייצא כבר לא שם.

מה חבר בצוות יכול לעשות (בלי מנהל מערכת)

• להעתיק את ההודעות. מסמנים טקסט בצ'אט ומדביקים אותו במסמך. זה ידני, מאבד עיצוב וקבצים מצורפים, והוא המסלול העצמאי היחיד ש-Microsoft מתעדת לחבר בצוות.
• לשתף ל-Outlook. אפשר לשלוח הודעה או שרשור מ-Teams אל Outlook ("Share to Outlook"). זה שימושי כדי להכניס שיחה מסוימת לדוא"ל, שם אפשר לתייק אותה או להדפיס אותה ל-PDF. זו פעולה של הודעה אחר הודעה, לא ייצוא של צ'אט.
• לשתף היסטוריה בעת הוספת אדם. כשמוסיפים אנשים לצ'אט קבוצתי קיים, "אפשר גם לבחור כמה מהיסטוריית הצ'אט לכלול", ו"אפשר לכלול היסטוריית צ'אט רק בעת הוספת אדם לצ'אט קבוצתי קיים, ולא בצ'אט אחד-על-אחד". זה לא מייצא דבר, אבל זו הדרך המתועדת להעביר את העבר של צ'אט לאדם חדש בתוך Teams.
• להוריד תמלול של פגישה. בפגישות שתומללו, מארגנים ומארגנים משותפים יכולים להוריד את התמלול כקובץ ‏.docx או ‏.vtt מצ'אט הפגישה או מהכרטיסייה Recap. זה מכסה את מה שנאמר בפגישה, לא את הצ'אט.

אף אחת מהפעולות האלה לא מפיקה קובץ של הצ'אט. בשביל זה Microsoft מתעדת את שני המסלולים שלהלן.

מה מנהל מערכת יכול לעשות: שני מסלולי הייצוא המתועדים

1. Teams Export APIs (‏Microsoft Graph)

"Teams Export APIs מאפשרים לייצא הודעות של צ'אט אחד-על-אחד, צ'אט קבוצתי, צ'אט פגישות והודעות ערוץ מ-Microsoft Teams". כך זה מתועד:

• הם רצים כאפליקציה ולא כמשתמש מחובר: "הרשאות אפליקציה משמשות אפליקציות שרצות ללא משתמש מחובר. רק מנהל מערכת יכול לאשר הרשאות אפליקציה", כלומר Chat.Read.All, ‏ChannelMessage.Read.All, ‏User.Read.All, וכן הרשאות לתמלולים ולהקלטות של פגישות.
• הם דורשים "רישיון Microsoft Teams פעיל שהוקצה למשתמשים שהנתונים שלהם מיוצאים". אין צורך בתוכנית Purview DLP.
• מה מתקבל: הודעות עם מטא-נתונים של קבצים מצורפים, תגובות, הודעות בקרה ("User A added User B to the chat and shared all chat history"), היסטוריית עריכות כשמוגדרת מדיניות שמירה, וקישורים להקלטות פגישה (MP4) ולתמלולים (VTT או DOCX).
• הודעות שנמחקו "ניתנות לגישה באמצעות Export APIs עד 21 יום ממועד המחיקה". הודעות מצוותים וערוצים שנמחקו נשמרות 30 יום.

בפועל זה מפתח או שותף ארכוב מוסמך שכותב קוד מול Graph, ומנהל מערכת שמאשר את האפליקציה. זה המסלול ל"לייצא הכול, באופן קבוע".

2. Purview eDiscovery / Content search

זה מסלול הציות הרגולטורי. הודעות Teams נרשמות ביומן אל Exchange Online: "כל הצ'אטים האחד-על-אחד או הקבוצתיים ב-Microsoft Teams נרשמים ביומן אל תיבות הדואר של המשתמשים המתאימים. כל הודעות הערוצים הרגילים נרשמות ביומן אל תיבת הדואר של הקבוצה המייצגת את הצוות". חיפוש eDiscovery בתיבות האלה מוצא אותן, והייצוא מתקבל כקובץ .pst שנפתח ב-Outlook ("כל השיחות נמצאות בתיקייה Team Chat תחת Conversation History"), או כפלט Excel שבו נתוני Teams "מופיעים כ-IM או Conversations". להפעלתו נדרש התפקיד eDiscovery Manager בפורטל Purview.

זה המסלול ל"לייצא את הצ'אט הזה לצורכי משפט, משאבי אנוש או סכסוך", בידי מי שיש לו את התפקיד ולא בידי מי שנמצא בצ'אט.

למה ההיסטוריה שרציתם חסרה

החיפוש השני שמאחורי "export teams chat" הוא "teams chat history missing", ו-Microsoft מתעדת מנגנון אחד בדיוק: מדיניות שמירה (retention policies). ארגון יכול להגדיר שצ'אטים והודעות ערוץ ב-Teams יימחקו לאחר פרק זמן. כשהמדיניות מופעלת, "הודעת מערכת תחליף את ההודעות שנמחקו על ידי מדיניות השמירה של הארגון", "הודעות שנמחקו על ידי מדיניות שמירה אינן ניתנות לשחזור", והעצה היא "כדי לברר מהי משך מדיניות השמירה בארגון שלכם, פנו למנהל ה-IT".

שני פרטים מתועדים מסבירים את ההפתעות:

• המחיקה חלה על השיחה כולה, לא רק על משתמשי הטננט שלכם: "ההודעה המקבילה באפליקציית הלקוח של Teams נמחקת עבור כל המשתתפים בשיחה". זה כולל אנשים מארגון אחר עם מדיניות ארוכה יותר, ש"לא יוכלו לראות את ההודעה ב-Teams" גם אם עותק שלה עדיין קיים בתיבת הדואר שלהם עבור eDiscovery.
• מה שאתם רואים אינו הרישום: "הודעות הנראות באפליקציית Teams אינן שיקוף מדויק של השאלה אם הן נשמרות או נמחקות לצמיתות לצורכי ציות". הודעה שנמחקה על ידי משתמש נשארת ניתנת לגילוי במשך 21 יום. הודעות שפג תוקפן לפי המדיניות נמצאות בתיקייה מוסתרת לפחות יום אחד לפני המחיקה הסופית, וכל Legal Hold משעה את המחיקה.

כך שאם הצ'אט נעלם מהמסך שלכם, חיפוש eDiscovery בידי מנהל מערכת עדיין עשוי למצוא אותו, לזמן מה.

מה זה אומר על צוות

בסך הכול, התיעוד של Teams מתאר מרחב שההיסטוריה שלו שייכת לטננט: חברי הצוות קוראים אותה, מנהלי מערכת מייצאים אותה, מדיניות השמירה קובעת כמה זמן היא קיימת, וכל דרך החוצה, בין אם API, PST או העתק-הדבק, מוסרת לכם את ההודעות בשפה שבה נכתבו. עבור צוות חד-לשוני בתוך ארגון אחד זה תכנון קוהרנטי. זה נעשה מסורבל בשני מקרים: חבר צוות שצריך את ההיסטוריה שלו בלי מנהל מערכת, וצוות שההיסטוריה שלו בשלוש שפות, שם הייצוא קריא רק כמידת השפות שהקורא שולט בהן.

איך נראה ייצוא כשההיסטוריה נבנתה כדי להישמר

אנחנו בונים את InterMIND סביב הרישום שמרחב משאיר אחריו, ולכן להלן העובדות המקבילות, מנוסחות באותה צורה:

• ייצוא עצמאי. בתוכניות הכוללות ייצוא נתונים, Settings → Backup & Restore → Create Backup מפיק קובץ ZIP של הצ'אטים שלכם (הודעות, תמלולי פגישות, קבצים, תמונות והקלטות), ו-Restore from Backup מחזיר צ'אטים נבחרים, עם הודעות מוצמדות, תגובות ותרגומים. בלי תפקיד ניהולי ובלי API. תיעוד: Backup & Restore.
• לרישום הפגישה יש קישור קבוע. סיכום (recap) של כל פגישה, כולל תקציר, החלטות, משימות והקלטה, נמצא בכתובת אחת שנוצרת בעת תזמון הפגישה ופתוחה לחברים מחוברים בפגישה. ערוצים שומרים את הסיכום של כל מפגש. (Meeting recap)
• ההיסטוריה נקראת בשפה של כל חבר. היסטוריית הצ'אט, הסיכום והמסמכים מוצגים לפי הקורא: חבר שקורא פולנית קורא את ההחלטה של החודש שעבר בפולנית, בלי לייצא דבר. (How much of your meeting still exists a week later)
• שמירת נתונים בשליטתכם. הנתונים נשארים עד שאתם או בעלי הצוות מוחקים אותם. הקריטריון כתוב במדיניות הפרטיות, ויומן הביקורת של הצוות מיוצא כ-CSV עבור בעלים ומנהלים. מחיקה וייצוא הם עצמאיים בתוך המוצר, וזה גם מה שה-DPA שלנו קובע.

איזה מסלול לאיזה צורך

כדאי לראות את זה במקום לקרוא עליו

• נסו את הדמו החי — בלי הרשמה; דברו, ושמעו את החדר מתורגם לכל מאזין בכל אחת מ-23 שפות.
• קראו את התיעוד של Backup & Restore — מה ה-ZIP מכיל ואיך השחזור עובד.

שאלות נפוצות

איך מייצאים צ'אט ב-Teams?

כחבר צוות: מעתיקים את ההודעות, או משתפים הודעות בודדות ל-Outlook. כמנהל מערכת: מריצים חיפוש Purview eDiscovery / Content search בתיבות הדואר של המשתתפים ומייצאים את התוצאה כקובץ .pst, או משתמשים ב-Teams Export APIs דרך אפליקציה שאושרה על ידי מנהל מערכת. התיעוד של Microsoft ללקוח אינו מציע כפתור ייצוא לצ'אט.

איך מייצאים צ'אט ב-Teams ל-PDF?

Microsoft אינה מתעדת ייצוא ל-PDF. המסלולים המתועדים מסתיימים ב-.pst (eDiscovery), ב-JSON דרך Graph (‏Export APIs), או בהודעה ששותפה ל-Outlook, ומשם אפשר להדפיס דוא"ל ל-PDF. העתקת הצ'אט למסמך ושמירתו כ-PDF היא המסלול המעשי ברמת חבר בצוות.

למה היסטוריית הצ'אט שלי ב-Teams חסרה?

בגלל מדיניות שמירה, לפי Microsoft: הודעות שנמחקו מוחלפות בהודעת מערכת, "אינן ניתנות לשחזור", והעצה היא לשאול את מנהל ה-IT כמה זמן המדיניות שומרת הודעות. המחיקה חלה על כל המשתתפים בשיחה, כולל אנשים בארגונים אחרים.

האם אפשר לראות היסטוריית צ'אט מלפני שהוספתי לצ'אט קבוצתי?

רק אם מי שהוסיף אתכם בחר לכלול אותה: כשמוסיפים אנשים לצ'אט קבוצתי קיים, המוסיף בוחר כמה היסטוריה לכלול. בצ'אטים אחד-על-אחד אין אפשרות כזו.

האם מנהל מערכת יכול לייצא צ'אט ב-Teams בין שני אנשים?

כן. צ'אטים אחד-על-אחד נרשמים ביומן בתיבות הדואר של שני המשתתפים, ולכן חיפוש eDiscovery בכל אחת מהתיבות מוצא אותם, וה-Export APIs מכסים "צ'אט אחד-על-אחד, צ'אט קבוצתי, צ'אט פגישות והודעות ערוץ".

איך מייצאים צ'אטים משלי בלי מנהל מערכת?

ב-Teams אי אפשר מעבר להעתקה ול-Share to Outlook. ב-InterMIND, Backup & Restore בתוכניות עם ייצוא נתונים יוצר קובץ ZIP של הצ'אטים, התמלולים, הקבצים וההקלטות שלכם, ומשחזר צ'אטים נבחרים בהמשך.

אותה שאלה, אבל הצ'אט ב-WhatsApp?

כלי אחר, מגבלות אחרות: Export chat, מה הוא כולל, ומה עושים כשפריט התפריט לא קיים: איך מייצאים צ'אט ב-WhatsApp.

מקורות: Microsoft Learn — Export content with the Microsoft Teams Export APIs, Microsoft Learn — Finding content in Microsoft Teams in eDiscovery, Microsoft Learn — Learn about retention for Teams, Microsoft Support — Teams messages about retention policies, Microsoft Support — Chat with others in Microsoft Teams, Microsoft Support — Share to Outlook from Microsoft Teams, Microsoft Support — Start, stop, and download live transcripts in Microsoft Teams meetings. Microsoft משנה תכונות וכלי ניהול לאורך הזמן; בדקו את הדפים לקבלת המצב העדכני. כל העובדות נבדקו באוגוסט 2026.