InterMIND

Dodatek o obdelavi podatkov

Kadar vaša organizacija uporablja InterMIND na podlagi lastne pogodbe z nami, je vaša organizacija upravljavec podatkov, mi pa v njenem imenu obdelujemo osebne podatke kot obdelovalec podatkov. Za to razmerje zagotavljamo dodatek o obdelavi podatkov (DPA). Ta stran pojasnjuje, kaj DPA zajema in kako pridobiti podpisan izvod. Gre za povzetek; zavezujoč dokument je sam DPA.

Pogodbene stranke

  • Obdelovalec (upravljavec storitve in pogodbena stranka): Golden Fish LLC (ZAE), ki upravlja InterMIND. Izdajatelj in imetnik pravic intelektualne lastnine storitve: MindMeeting OÜ (Estonija).
  • Upravljavec: vaša organizacija.
  • Predstavnik v EU/EGP (člen 27 GDPR): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estonija, deluje kot naš predstavnik v Evropski uniji v skladu s členom 27 GDPR. Kontakt: privacy@intermind.com.

Kaj DPA zajema

DPA ureja osebne podatke, ki jih v vašem imenu obdelujemo za zagotavljanje storitve:

  • Predmet in trajanje: zagotavljanje storitve sestankov in prevajanja InterMIND za čas veljavnosti vaše pogodbe z nami.
  • Narava in namen: gostovanje in prenos sestankov (zvok in video), prepisovanje in prevajanje govora v realnem času, klepet, prevajanje dokumentov, izbirni AI-povzetek po sestanku, izbirne strani stanja ekipe (dejstva, izpeljana iz povzetkov, glejte spodaj), obračunavanje in podpora.
  • Kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki: vaši uporabniki in gosti na njihovih sestankih, vključno z zunanjimi povabljenci.
  • Kategorije osebnih podatkov: podatki o računu (e-pošta, ime, fotografija), metapodatki sestankov, prepisi govora (vključno z imeni govorcev), sporočila klepeta in priloge, posnetki, dejstva, izpeljana iz povzetkov za strani stanja ekipe (z dobesednim citatom, imeni, kot so bila izrečena na sestanku, in povezavo imena odgovorne osebe z računom člana), ter podatki za obračun. Storitev ne zahteva posebnih vrst osebnih podatkov; vsebina sestankov lahko naključno vsebuje karkoli, o čemer se udeleženci odločijo govoriti.

Dejavnost obdelave: strani stanja ekipe

Funkcijo omogoči vaš skrbnik za posamezno organizacijo, privzeto je izklopljena. Omogočitev funkcije in sprejem njenega razdelka v Pogojih uporabe pomenita vaše dokumentirano navodilo za obdelavo povzetkov na ta način, izklop pa navodilo, naj se obdelava ustavi.

  • Namen: spremljanje stanja dela vaše organizacije, torej odprtih nalog, težav, zahtev, odločitev in zneskov, o katerih teče beseda, za vaše člane in prek AI-asistentov, ki jih povežejo. Strani ocenjujejo delo, ne ljudi: posameznikov ne ocenjujejo, razvrščajo ali točkujejo.
  • Podatki: vsebina vsakega povzetka sestanka (prebrana enkrat na različico povzetka), iz njega izpeljana dejstva z dobesednim citatom, preverjenim glede na povzetek, imena oseb, kot so bila izrečena na sestanku, povezava imena odgovorne osebe z računom člana ter cilji, ki jih zapiše vaš skrbnik.
  • Podobdelovalci: samo AI-ponudnik, ki ga je vaša organizacija že izbrala za povzetke: Azure OpenAI v podatkovni coni EU privzeto, Vertex AI ali Amazon Bedrock po izbiri ali končna točka, ki jo upravljate sami. Brez novega podobdelovalca in brez nove kategorije podatkov mimo vsebine povzetka.
  • Dostop: član bere dejstva iz sej, ki jih je gostil ali se jih udeležil, od datuma pridružitve naprej, razen če odprete starejšo zgodovino, ter vrstice, dodeljene njemu; skrbniki berejo strani organizacije. Enako pravilo velja za branje prek povezanega asistenta.
  • Hramba: dejstva živijo, dokler živi povzetek, iz katerega izvirajo. Izbris artefaktov seje izbriše njena dejstva, izbris organizacije pa izbriše vsa. Izklop funkcije ustavi izločanje in skrije shranjena dejstva.

Naše zaveze kot obdelovalca

DPA odraža obveznosti iz člena 28(3) GDPR, med drugim:

  • Osebne podatke obdelujemo samo na podlagi vaših dokumentiranih navodil.
  • Naše osebje zavezuje zaupnost.
  • Uporabljamo ustrezne tehnične in organizacijske varnostne ukrepe.
  • Podobdelovalce uporabljamo na podlagi splošnega pisnega dovoljenja in vas o vsaki dodaji ali zamenjavi obvestimo vsaj 30 dni vnaprej, da lahko ugovarjate iz utemeljenih razlogov varstva podatkov. Trenutni seznam je objavljen na /legal/subprocessors.
  • Pomagamo pri zahtevkih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. Izbris in izvoz sta v izdelku na voljo samostojno, pri ostalem pomagamo mi.
  • O kršitvi varstva osebnih podatkov, ki zadeva vaše podatke, vas obvestimo brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v 72 urah po tem, ko izvemo zanjo.
  • Ob prenehanju pogodbe vaše osebne podatke izbrišemo ali vrnemo, ob upoštevanju poteka veljavnosti varnostnih kopij.

Trenutno nimamo potrdila SOC 2 ali ISO 27001. Na zahtevo namesto tega zagotovimo varnostni vprašalnik in našo dokumentacijo o skladnosti.

Mednarodni prenosi

Obdelava privzeto poteka v EU (regije ponudnikov najdete na seznamu podobdelovalcev). Kadar je pravna oseba ponudnika zunaj EU/EGP, so prenosi zajeti s standardnimi pogodbenimi klavzulami (SCC) in, kjer je primerno, z okvirom EU–ZDA za varstvo podatkov (DPF), skupaj z dopolnilnimi tehničnimi ukrepi, kot sta šifriranje med prenosom in v mirovanju. Ker InterMIND deluje iz ZAE, se konkretni mehanizem iz poglavja V in modul SCC potrdita za vsako stranko ob podpisu DPA.

Zahteva za podpisan izvod

DPA podpišemo posebej za vsako stranko, zato pred podpisom prilagodimo pogoje mednarodnih prenosov vašemu primeru; ni na voljo za samostojen prenos. Za izvod za pregled ali podpis pošljite e-pošto na privacy@intermind.com z zadevo »DPA request«.