InterMIND

Adatfeldolgozási melléklet

Ha az Ön szervezete az InterMIND-ot a velünk kötött saját szerződése alapján használja, akkor a szervezet az adatkezelő, mi pedig az ő megbízásából, adatfeldolgozóként kezeljük a személyes adatokat. Erre a jogviszonyra adatfeldolgozási mellékletet (Data Processing Addendum, DPA) bocsátunk rendelkezésre. Ez az oldal azt ismerteti, mire terjed ki a DPA, és hogyan kérhető aláírt példány. Az oldal csak összefoglaló, a kötelező erejű dokumentum maga a DPA.

Felek

  • Adatfeldolgozó (a Szolgáltatás üzemeltetője és szerződő fél): Golden Fish LLC (Egyesült Arab Emírségek), az InterMIND üzemeltetője. A Szolgáltatás kiadója és szellemi tulajdonának tulajdonosa: MindMeeting OÜ (Észtország).
  • Adatkezelő: az Ön szervezete.
  • EU/EGT-képviselő (a GDPR 27. cikke): a MindMeeting OÜ (Juhkentali 8, Tallinn 10132, Észtország) a GDPR 27. cikke alapján az Európai Unióban a képviselőnk. Elérhetőség: privacy@intermind.com.

Mire terjed ki a DPA

A DPA azokat a személyes adatokat szabályozza, amelyeket a Szolgáltatás nyújtása érdekében az Ön megbízásából kezelünk:

  • Tárgy és időtartam: az InterMIND meeting- és fordítási szolgáltatásának nyújtása az Önnel kötött szerződés időtartama alatt.
  • A kezelés jellege és célja: meetingek (hang és videó) üzemeltetése és továbbítása, valós idejű beszédátirat és fordítás, csevegés, dokumentumfordítás, opcionális meeting utáni AI-összefoglaló, opcionális csapatállapot-oldalak (az összefoglalókból származtatott tények, lásd alább), számlázás és ügyfélszolgálat.
  • Az érintettek kategóriái: az Ön felhasználói és meeting-vendégeik, a külső meghívottakat is beleértve.
  • A személyes adatok kategóriái: fiókadatok (e-mail-cím, név, fénykép), meeting-metaadatok, beszédátiratok (a felszólalók nevét is beleértve), csevegőüzenetek és mellékletek, felvételek, az összefoglalókból a csapatállapot-oldalakhoz származtatott tények (szó szerinti idézettel, a meetingen elhangzott nevekkel, valamint a felelős nevének tagi fiókhoz rendelésével), továbbá számlázási adatok. A Szolgáltatás nem igényel különleges kategóriájú adatokat, de a meeting tartalma esetlegesen bármit tartalmazhat, amiről a résztvevők úgy döntenek, hogy megbeszélik.

Adatkezelési tevékenység: csapatállapot-oldalak

Az adminisztrátor szervezetenként kapcsolhatja be, alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. A funkció bekapcsolása és az Általános Szerződési Feltételek vonatkozó szakaszának elfogadása az Ön dokumentált utasítása arra, hogy az összefoglalókat ilyen módon dolgozzuk fel, a kikapcsolás pedig az utasítás a feldolgozás leállítására.

  • Cél: a szervezet saját munkájának állapotkövetése – nyitott feladatok, problémák, kérések, döntések és a tét pénzügyi összege – a tagok számára és az általuk csatlakoztatott AI-asszisztenseken keresztül. Az oldalak a munkát értékelik, nem az embereket: egyének minősítése, rangsorolása vagy pontozása nem történik.
  • Adatok: az egyes meeting-összefoglalók tartalma (összefoglaló-verziónként egyszer olvassuk be), az ebből származtatott tények az összefoglalóval egyeztetett, szó szerinti idézettel, a meetingen elhangzott személynevek, a felelős nevének tagi fiókhoz rendelése, valamint az adminisztrátor által megírt célok.
  • További adatfeldolgozók: kizárólag az az AI-agy, amelyet az Ön szervezete már kiválasztott az összefoglalókhoz: alapértelmezés szerint az Azure OpenAI az EU Data Zone-ban, választás szerint a Vertex AI vagy az Amazon Bedrock, illetve egy Ön által üzemeltetett végpont. Nincs új további adatfeldolgozó, és az összefoglaló tartalmán túl nincs új adatkategória.
  • Hozzáférés: a tag azokból a munkamenetekből olvashat tényeket, amelyeket ő tartott vagy amelyeken részt vett, a csatlakozása időpontjától kezdve (kivéve, ha Ön korábbi előzményeket is megnyit), valamint a hozzá rendelt sorokat; az adminisztrátorok a szervezet oldalait olvashatják. Ugyanez a szabály vonatkozik a csatlakoztatott asszisztensen keresztüli olvasásra is.
  • Megőrzés: a tények addig élnek, amíg az összefoglaló, amelyből származnak – egy munkamenet artefaktumainak törlése törli a tényeit is, a szervezet törlése pedig mindet. A funkció kikapcsolása szünetelteti a kinyerést, és elrejti a tárolt tényeket.

Vállalásaink adatfeldolgozóként

A DPA a GDPR 28. cikk (3) bekezdése szerinti kötelezettségeket tükrözi, ideértve a következőket:

  • A személyes adatokat kizárólag az Ön dokumentált utasításai alapján kezeljük.
  • Munkatársainkat titoktartási kötelezettség terheli.
  • Megfelelő technikai és szervezési biztonsági intézkedéseket alkalmazunk.
  • További adatfeldolgozókat általános írásbeli felhatalmazás alapján veszünk igénybe, és minden bővítésről vagy cseréről legalább 30 nappal előre értesítjük Önt, hogy észszerű adatvédelmi okokból kifogást emelhessen. A jelenlegi lista itt érhető el: /legal/subprocessors.
  • Segítséget nyújtunk az érintetti kérelmek teljesítésében. A törlés és az exportálás a termékben önkiszolgáló módon elvégezhető, a többiben segítünk.
  • A személyes adatok védelmének megsértéséről, ha az az Ön adatait érinti, indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül értesítjük Önt.
  • A jogviszony megszűnésekor törlöm vagy visszaadjuk a személyes adatait, a biztonsági mentések elévülésének fenntartásával.

Jelenleg nem rendelkezünk SOC 2 vagy ISO 27001 tanúsítvánnyal. Kérésre ehelyett biztonsági kérdőívet és compliance-dokumentációnkat bocsátjuk rendelkezésre.

Nemzetközi adattovábbítások

Az adatkezelés alapértelmezés szerint az EU-ban történik (a szolgáltatók régióit lásd a további adatfeldolgozók listájában). Ahol a szolgáltató jogi személye az EU/EGT-n kívül található, ott az adattovábbításokat szabványos szerződési feltételek (SCC), adott esetben az EU–USA adatvédelmi keretrendszer (Data Privacy Framework, DPF), valamint kiegészítő technikai intézkedések, például az átvitel közbeni és a tárolt adatok titkosítása fedezik. Mivel az InterMIND-ot az Egyesült Arab Emírségekből üzemeltetik, a konkrét V. fejezet szerinti mechanizmust és az SCC-modult a DPA aláírásakor, ügyfelenként erősítjük meg.

Aláírt példány kérése

A DPA-t ügyfelenként írjuk alá, ezért az aláírás előtt a nemzetközi adattovábbításra vonatkozó feltételeket az Ön helyzetéhez igazítjuk – ez nem önkiszolgáló letöltés. Példány kéréséhez átnézésre vagy aláírásra írjon a privacy@intermind.com címre „DPA request” tárggyal.