Plantilla de SOP: formato, ejemplo, ciclo de revisión — y el SOP que cada miembro lee en su propio idioma (2026)

Un procedimiento operativo estándar, o SOP, es la forma escrita de hacer un trabajo recurrente en su organización: los pasos en orden, quién se encarga de cada uno, qué produce cada paso y qué hacer cuando el camino habitual está bloqueado. Una plantilla de SOP es el esqueleto fijo en el que se vuelcan esas palabras, de modo que el procedimiento número cuarenta se vea como el primero y quien haya leído uno pueda leerlos todos. La plantilla es la parte fácil; la mayor parte de esta guía trata de lo que va dentro y de lo que lo mantiene vigente después del día en que se escribe.

Esta guía empieza por el oficio —qué es y qué no es un SOP, el formato estándar, cómo escribir uno que la gente realmente siga, una plantilla que puede copiar, dos ejemplos completados— y sigue con la mecánica: cómo funciona el ciclo de revisión, dónde viven el SOP y su revisión en las herramientas que su equipo ya usa, y qué obtiene la persona que lo lee en otro idioma. Porque la verdadera prueba de un SOP no es el día en que se aprueba. Es el martes en que un compañero nuevo lo abre solo, en el mostrador, con un cliente esperando.

Qué es un SOP — y qué no es

Cinco tipos de documento describen cómo se hace el trabajo, y el SOP es el que ocupa el centro:

Las diferencias importan porque deciden la extensión. Un SOP que explica la política que hay detrás de cada paso es un manual que nadie abre en el mostrador; un SOP que llega hasta el botón en el que hay que hacer clic se reescribe cada vez que cambia el software. El SOP dice qué se hace, quién lo hace, en qué orden y con qué resultado; la política que está por encima dice por qué, y la instrucción de trabajo que está por debajo dice exactamente cómo hacerlo en esta pantalla.

Un SOP tampoco es una descripción de cómo se suele hacer el trabajo. Es la forma acordada, y por eso tiene un responsable, una versión y una fecha de revisión, y por eso un paso que nadie sigue es un paso que hay que eliminar o una conversación que hay que tener, no una frase que se deja ahí.

Qué incluir: el formato estándar

Un SOP útil lleva una cabecera y ocho secciones. La mayoría de las plantillas que circulan por internet llevan la cabecera y los pasos y se detienen ahí, por eso la mayoría de los SOP están desactualizados en menos de un año y nadie lo sabe:

La cabecera — la identidad del documento, cinco campos en una línea: un ID que la gente pueda citar ("SOP-CS-04"), una versión ("v2.1"), el responsable — una persona concreta, no un departamento —, la fecha de entrada en vigor y la fecha de la próxima revisión. Un documento sin fecha de revisión se revisa cuando algo sale mal.

1. Propósito. Una o dos frases: qué logra este procedimiento y qué falla sin él. "Toda reclamación se registra, se acusa recibo y se resuelve de la misma manera, de modo que el cliente recibe la misma respuesta conteste quien conteste al teléfono."
2. Alcance. Cuándo se aplica este SOP y cuándo no. "Reclamaciones de clientes sobre un producto o una entrega. No: reclamaciones de garantía (SOP-CS-07), no: reclamaciones a proveedores."
3. Roles y responsabilidades. Cada rol que aparece en los pasos, con aquello de lo que responde. Roles, no nombres: los nombres cambian; el SOP no debería tener que cambiar con ellos.
4. Definiciones y requisitos previos. Los términos que una persona nueva podría no conocer y lo que debe estar listo antes del paso 1: el acceso al registro, la plantilla, la lista de escalado.
5. El procedimiento. Pasos numerados, una acción por paso, en el orden en que ocurren, cada uno empezando por el rol y un verbo: "Recepción registra…", "El jefe de equipo revisa…". Cuando ayuda, tres columnas —quién, hace qué, resultado o registro— para que cada paso termine en algo que una segunda persona pueda comprobar.
6. Excepciones y escalado. Las ramificaciones: qué hacer cuando el cliente no está en el sistema, cuando el importe supera el límite, cuando el responsable está ausente. Cada excepción nombra a una persona o a un rol, no "pregunte a alguien".
7. Registros y resultados. Lo que existe al final y no existía al principio —la entrada en el registro, el correo enviado, el formulario firmado— y dónde se guarda. Es la sección que lee un auditor y la que le dice si el procedimiento se siguió.
8. Referencias e historial de revisiones. La política que implementa, los SOP e instrucciones de trabajo relacionados; después una línea por versión: fecha, qué cambió, quién lo aprobó. El historial es lo que evita que el mismo error se reintroduzca bajo un nuevo número de versión.

Cuatro formatos para la sección del procedimiento. Pasos simples —una lista numerada— para un trabajo de menos de diez pasos y sin ramificaciones. Jerárquico —pasos numerados con subpasos con letras— cuando un paso tiene su propia secuencia interna. Diagrama de flujo cuando las ramificaciones importan más que la secuencia: un rombo de decisión se sigue mejor que "si… en caso contrario… salvo que…". Lista de verificación para una rutina diaria que hacen siempre las mismas personas, donde la pregunta no es "cómo" sino "lo hicimos". Muchos SOP usan dos: un procedimiento jerárquico y una lista de verificación de una página derivada de él para el turno.

Lo que se queda fuera: la justificación (trabajo de la política), las capturas de pantalla de cada clic (trabajo de la instrucción de trabajo) y todo aquello sobre lo que una persona no podría actuar. "Trate al cliente con respeto" es un valor, no un paso.

Cómo escribirlo: observar, redactar, probar, publicar

Observe a la persona que hace el trabajo y anote lo que realmente hace. No lo que el responsable cree que ocurre, sino lo que ocurre, incluido el apaño con la hoja de cálculo. La persona que hace el trabajo cada día es coautora; el SOP que se escribe sobre ella en lugar de con ella es el que vive en una carpeta mientras el procedimiento real vive en su cabeza. Pregunte en cada paso: ¿qué hace si esto falla?

Redacte en la plantilla, empezando por los pasos. Escriba la sección del procedimiento antes que el propósito: los pasos le muestran dónde termina el alcance y qué roles existen. Una acción por paso, rol más verbo, en presente. Si un paso necesita un párrafo, son dos pasos o una instrucción de trabajo. Mantenga el conjunto lo bastante breve como para leerlo en cinco minutos; el detalle vive en las instrucciones enlazadas.

Pruébelo con alguien que nunca haya hecho el trabajo. Dele el SOP y nada más, y observe dónde se detiene. Cada parada es un paso que falta, una definición que falta o una excepción que falta. Una prueba con una persona nueva vale tanto como tres revisiones de personas con experiencia, que rellenan los huecos sin darse cuenta.

Publíquelo donde el equipo lee y fije la fecha. Un SOP en una carpeta con otros cuarenta lo encuentran quienes ya conocen el trabajo. Su sitio es donde ya habla el equipo que ejecuta el procedimiento, con el nombre del responsable y la fecha de revisión a la vista, para que la pregunta "¿sigue vigente esto?" la responda la cabecera y no tener que preguntar por ahí. Después ponga la fecha de revisión en el calendario: el SOP que se escribe y nunca se revisa es el que se sigue con toda confianza cuando ya ha dejado de ser cierto.

Una plantilla de SOP

[ID del SOP] — [Nombre del procedimiento]
Versión: [n.n] · Responsable: [rol, nombre] · En vigor desde: [fecha] · Próxima revisión: [fecha]

1. Propósito
[Una o dos frases: qué logra este procedimiento y qué falla sin él.]

2. Alcance
Se aplica a: [situaciones, productos, sedes] · No se aplica a: [lo que se cubre en otro lugar, con el ID del SOP]

3. Roles
[Rol] — [de qué responde en este procedimiento]
[Rol] — [de qué responde]

4. Definiciones y requisitos previos
[Término] — [significado]
Antes del paso 1: [accesos, herramientas, plantillas, listas necesarias]

5. Procedimiento
5.1 [Rol] [hace qué] → [resultado o registro]
5.2 [Rol] [hace qué] → [resultado o registro]
5.3 [Rol] [hace qué] → [resultado o registro]
[a. subpaso] [b. subpaso]

6. Excepciones y escalado
Si [condición]: [qué hacer, quién decide]
Si [condición]: [qué hacer, quién decide]
Cualquier caso no cubierto aquí: decide [rol] y el caso se plantea en la próxima revisión.

7. Registros
[Lo que existe al final —entrada en el registro, correo, formulario— y dónde se guarda, durante cuánto tiempo.]

8. Referencias e historial de revisiones
Implementa: [política] · Relacionados: [ID de SOP, instrucciones de trabajo]
v[n.n] — [fecha] — [qué cambió] — aprobada por [nombre]
v[n.n] — [fecha] — [qué cambió] — aprobada por [nombre]

La plantilla se pega en un archivo de Word, un Google Doc, una página de Notion, un canvas de Slack o una nota de chat sin necesidad de reformatear. Los dos campos que más a menudo se dejan en blanco son el responsable y la fecha de la próxima revisión; son los dos que deciden si el documento sigue siendo cierto dentro de un año.

Dos ejemplos completados

Gestión de una reclamación de cliente — equipo de servicio, jerárquico

SOP-CS-04 — Gestión de reclamaciones de clientes
Versión: 2.1 · Responsable: Jefa de servicio, Marta R. · En vigor desde: 1 oct 2026 · Próxima revisión: 1 abr 2027

1. Propósito — Toda reclamación se registra, se acusa recibo y se resuelve de la misma manera, de modo que el cliente recibe la misma respuesta conteste quien conteste la llamada, en el idioma del cliente.
2. Alcance — Reclamaciones de clientes sobre un producto, una entrega o una factura, por teléfono, correo electrónico o chat. No: reclamaciones de garantía (SOP-CS-07); no: reclamaciones a proveedores (SOP-PR-02).
3. Roles — Recepción: registra y acusa recibo. Agente de servicio: investiga y responde. Jefa de servicio: aprueba todo lo que supere el límite de abono y decide los escalados.
4. Requisitos previos — Acceso al registro de reclamaciones; la plantilla de acuse de recibo en el idioma del cliente; el límite de abono vigente (véase la cabecera del registro).

5. Procedimiento
5.1 Recepción registra la reclamación en el registro → entrada con fecha, canal, cliente, producto, idioma del cliente e ID de reclamación
5.2 Recepción envía el acuse de recibo en un plazo de un día laborable → correo de acuse de recibo con el ID de reclamación, en el idioma del cliente
5.3 El agente de servicio investiga:
a. comprueba los registros del pedido, la entrega y la factura;
b. llama o escribe al cliente si falta algún dato;
c. registra la conclusión y la solución propuesta en el registro → conclusión y solución, con fecha
5.4 Si la solución es un abono por debajo del límite, el agente lo emite; por encima del límite, la jefa de servicio lo aprueba en un plazo de un día laborable → nota de abono o aprobación por escrito
5.5 El agente responde al cliente en un plazo de cinco días laborables desde 5.1 → respuesta en el idioma del cliente, con referencia al ID de reclamación
5.6 Recepción cierra la entrada → estado Cerrada, fecha, solución

6. Excepciones — Cliente no registrado en el sistema: registrar con los datos de contacto facilitados, marcar como sin verificar y continuar. El cliente amenaza con acciones legales: detenerse en 5.3 y pasar el caso a la jefa de servicio el mismo día. Responsable ausente: aprueba la persona suplente indicada en la cabecera del registro.
7. Registros — La entrada del registro (se conserva 5 años), el acuse de recibo y la respuesta (en el expediente del cliente), la nota de abono (finanzas).
8. Referencias — Política de clientes §4; SOP-CS-07; instrucción de trabajo WI-CS-04a "El registro de reclamaciones".
v2.1 — 1 oct 2026 — plazo del paso 5.2 reducido de dos días a uno; el acuse de recibo se envía ahora en el idioma del cliente — aprobada por Marta R.
v2.0 — 15 mar 2026 — añadidos el límite de abono y el paso de aprobación — aprobada por Marta R.

Apertura de la clínica — recepción, lista de verificación diaria

SOP-FD-01 — Apertura de la clínica
Versión: 1.3 · Responsable: Gerente de la clínica, Tomás A. · En vigor desde: 1 sep 2026 · Próxima revisión: 1 mar 2027

1. Propósito — La clínica está lista para el primer paciente a las 08:00, todos los días, abra quien abra.
2. Alcance — Apertura en día laborable por el recepcionista del turno de mañana. No: apertura en fin de semana (SOP-FD-02).
3. Roles — Recepcionista de apertura: todo lo que figura a continuación. Gerente de la clínica: se le llama ante cualquier punto que falle.

5. Procedimiento — antes de las 07:45, en este orden
☐ Alarma desactivada, puertas abiertas, luces y calefacción encendidas
☐ Ordenador de recepción encendido, sistema de citas abierto, lista de hoy impresa
☐ Línea telefónica cambiada del mensaje nocturno a atención en directo
☐ Sala de espera revisada: sillas, agua, los avisos del día en ambos idiomas
☐ Consultas 1–3: material fungible por encima de la línea mínima marcada en el armario
☐ Terminal de tarjetas encendido y transacción de prueba anulada
☐ Llamados los tres primeros pacientes del día si alguno tiene la nota confirmar

6. Excepciones — Algún punto no puede completarse: llamar al gerente antes de las 07:50; no abrir las puertas a los pacientes hasta que el gerente haya respondido. Sistema de citas caído: usar la lista impresa la tarde anterior (SOP-FD-05).
7. Registros — La lista de verificación marcada, con iniciales y fecha, en la carpeta de apertura; se conserva tres meses.
v1.3 — 1 sep 2026 — añadidos los avisos en ambos idiomas al punto de la sala de espera — aprobada por Tomás A.

Fíjese en lo que tienen en común los dos: cada paso empieza con un rol y un verbo y termina en algo que una segunda persona podría comprobar; las excepciones nombran a una persona; la cabecera dice quién es el responsable y cuándo se vuelve a mirar; y las últimas líneas registran qué cambió y por qué. Ese es todo el oficio. Todo lo demás en esta guía trata de mantener el documento vigente después del día en que se firmó.

El ciclo de revisión: cómo un procedimiento sigue siendo cierto

Un SOP es una afirmación sobre cómo se hace el trabajo, y el trabajo se mueve. El ciclo de revisión es lo que mantiene honesta esa afirmación. Tiene cuatro partes.

Una fecha, y desencadenantes que se imponen a la fecha. Todo SOP tiene una fecha de próxima revisión en su cabecera —seis o doce meses es lo habitual, menos para lo regulado o relacionado con la seguridad—. Cuatro sucesos adelantan la revisión: un incidente que el procedimiento no evitó; un cambio en la herramienta, el formulario o el proveedor de los que dependen los pasos; un cambio en la norma o el reglamento que el SOP implementa; y tres desviaciones seguidas: tres personas haciendo un paso de forma distinta a la del documento es un voto, no un problema de disciplina.

Una reunión de revisión breve con las personas que hacen el trabajo. Veinte minutos, el responsable y dos o tres personas que ejecutan el procedimiento, la versión vigente en la pantalla de todos. El orden del día es siempre el mismo:

Revisión de SOP-[ID] — [fecha]
1. Desviaciones desde la última revisión: dónde lo hicimos de otra manera y por qué — 5 min
2. Incidentes y reclamaciones que el procedimiento tocó — 5 min
3. Pasos que cambiar, añadir o eliminar — una línea cada uno, con el motivo — 7 min
4. Decisión: reemitir como v[n.n] el [fecha], o confirmar sin cambios con una nueva fecha de revisión — 3 min
Acciones: quién edita, quién aprueba, quién avisa a quién, para cuándo

Una nueva versión, conservando la anterior. La modificación entra en el historial de revisiones como una línea —fecha, qué cambió, quién lo aprobó— y el número de versión avanza: un paso modificado es una versión menor (2.0 → 2.1); un alcance modificado o un rol nuevo, una versión mayor. La versión anterior se marca como sustituida y se conserva, no se borra: un auditor, o un compañero que explica lo que pasó en marzo, necesita el procedimiento tal como era entonces. Una decisión tomada en la revisión que cambia una regla, y no solo un paso, debe figurar también en el registro de decisiones, con el ID del SOP en la entrada.

Las personas que hacen el trabajo se enteran. Un SOP reemitido que nadie anunció es el SOP antiguo con otro número. El cambio llega a quienes ejecutan el procedimiento, en el lugar donde ya leen, citando las tres líneas que cambiaron, y la nueva fecha de revisión se pone en el calendario ese mismo día.

Dónde viven el SOP y su revisión en las herramientas que ya usa

El procedimiento en sí es un documento, y vive donde viven los documentos del equipo: un archivo de Word en una biblioteca compartida, un Google Doc, una página de un wiki, un canvas. La revisión es una reunión, y cada plataforma tiene un lugar para lo que esa reunión deja, y cada una se detiene en un punto distinto. Solo comportamiento documentado, tomado de las propias páginas de los proveedores, con el mes en que se comprobó cada página:

Hay dos cosas que son iguales en todas partes. El SOP es un documento en el único idioma en que se escribió, y el compañero que lee otro idioma lee ese o una copia que alguien hizo; y lo que la revisión cambió solo llega al documento si una persona lo escribe después, en ese mismo idioma.

Cómo vuelven el procedimiento —y cada revisión del mismo— en el idioma de cada miembro

InterMIND es un espacio de comunicación donde el trabajo de un equipo vive en un canal, así que el SOP tiene un hogar evidente: el canal del equipo que ejecuta el procedimiento. Publicado como nota —un mensaje de texto enriquecido con encabezados y listas numeradas, editable después desde su propio menú—, cada miembro lo lee en su propio idioma, con el original y una comparación de lo que cambió a un conmutador de distancia, y anclado para que la versión vigente sea lo primero que encuentre un compañero nuevo. Subido en cambio como archivo —un PDF o un documento de Word—, se abre para cada lector traducido a su idioma en los planes de pago, y en todos los planes su tarjeta incluye un resumen de IA en el idioma del lector, con cada punto enlazado al párrafo del que procede, de modo que la lectura de cinco minutos existe antes de que nadie la haya escrito. Si la copia maestra se queda en una herramienta de documentos, sus actualizaciones llegan al canal por correo electrónico: el anfitrión del canal le asigna una dirección propia, y un mensaje enviado a ella aparece como un mensaje normal con el remitente identificado y los adjuntos conservados.

La reunión de revisión parte de ese canal. Durante la llamada, la versión vigente se muestra en la pantalla de todos junto a los mosaicos de vídeo con Share to conference —una nota, o un documento de Google Docs u OneDrive enlazado en el chat— y cada participante se desplaza por él de forma independiente y lo lee en su propio idioma; una nota compartida la edita en directo quien la comparte mientras la sala ve cómo toma forma el paso modificado. Cuando termina la llamada, el resumen se redacta a partir de la propia reunión —un resumen, los puntos marcados como acordados, abiertos o en disputa, los action items con sus responsables, cada línea con su marca de tiempo— y los documentos compartidos durante la sesión aportan sus resúmenes junto con lo que se dijo. Llega por correo electrónico, como mensaje en el canal y como enlace en el evento del calendario, y cada miembro con sesión iniciada lo lee en su propio idioma: el registro se traduce por lector, no se escribe una sola vez en el idioma que la sala resultó usar. Cualquier miembro puede editarlo, cada edición conserva autor e historial de revisiones, y el canal guarda el resumen de cada sesión pasada: la revisión que produjo la v2.1 está a un clic de la nota que es la v2.1, y el asistente propio de un miembro —Claude, ChatGPT, Copilot o Gemini, conectado mediante el conector MCP— puede buscar en resúmenes, transcripciones, chats y el texto de los archivos compartidos con una sola pregunta, "¿qué cambiamos en el procedimiento de reclamaciones en octubre?", y leer el propio documento; esto funciona en las organizaciones que tienen activadas las funciones de IA.

Las personas que ejecutan un procedimiento no siempre son empleados. El personal de un distribuidor, un contratista, un profesional suplente: un miembro externo del canal se une por correo electrónico con una cuenta gratuita y lee el SOP y su historial como todos los demás; una persona sin cuenta es invitada de una sola reunión: se une a la llamada de revisión mediante enlace, desde un teléfono, sin coste, la oye en directo en su propio idioma y no recibe ningún registro después. El anfitrión proporciona el espacio y, en un plan de pago, paga solo por los miembros activos en los últimos 28 días: quienes se unieron a una reunión, escribieron en un chat o consultaron al asistente; los miembros que dejan de participar conservan su acceso sin coste.

• Abra un resumen completo — un registro real generado por el mismo código que redacta el suyo.
• Pruebe la demo en vivo — sin registro; hable y oiga cómo la sala se traduce para cada oyente.

El SOP como oficio sobrevive a todas las herramientas: alguien tiene que seguir observando cómo se hace el trabajo, escribir los pasos como acciones y preguntar a la persona nueva dónde se atascó. Lo que no tiene por qué sobrevivir es el segundo trabajo: mantener a mano una copia traducida de cada versión y volver a escribir lo que cambió la revisión, en un solo idioma, para personas que leen otros.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una plantilla de SOP?

Una plantilla de SOP es el esqueleto fijo en el que se escribe un procedimiento operativo estándar: una cabecera con el ID, la versión, el responsable, la fecha de entrada en vigor y la fecha de la próxima revisión, seguida de las secciones estándar —propósito, alcance, roles, definiciones y requisitos previos, el procedimiento numerado, excepciones y escalado, registros, y referencias con un historial de revisiones—. La plantilla hace que todos los procedimientos de la organización tengan el mismo aspecto, de modo que quien haya leído uno pueda orientarse en todos.

¿Cuáles son las 5 partes de un SOP?

Las cinco partes en las que coinciden la mayoría de las plantillas son el bloque de título o cabecera, el propósito, el alcance, los roles y responsabilidades, y el propio procedimiento. Un SOP completo añade tres más —excepciones y escalado, registros, y referencias con un historial de revisiones— y suelen ser las que faltan las que hacen fracasar a un procedimiento: nadie sabe qué hacer cuando el camino habitual está bloqueado y nadie sabe qué cambió desde la última versión.

¿Cómo se escribe un SOP?

Observe a la persona que hace el trabajo y anote lo que realmente ocurre, incluidas las ramificaciones. Redacte primero la sección del procedimiento —una acción por paso, rol más verbo, en presente— y después complete el alcance, los roles y las excepciones con lo que los pasos hayan revelado. Pruébelo con alguien que nunca haya hecho el trabajo y corrija cada punto en el que se detenga. Publíquelo donde el equipo ya lee, con el responsable y la fecha de la próxima revisión en la cabecera, y ponga esa fecha en el calendario.

¿Cuál es el formato de un SOP?

Una línea de cabecera —ID, versión, responsable, fecha de entrada en vigor, fecha de la próxima revisión— y ocho secciones numeradas: propósito, alcance, roles, definiciones y requisitos previos, procedimiento, excepciones y escalado, registros, referencias e historial de revisiones. La sección del procedimiento adopta una de cuatro formas: pasos numerados simples, pasos jerárquicos con subpasos, un diagrama de flujo cuando las ramificaciones importan más que el orden, o una lista de verificación para una rutina diaria.

¿Cuál es la diferencia entre un SOP y una instrucción de trabajo?

Un SOP describe un trabajo de principio a fin al nivel de roles y pasos: quién hace qué, en qué orden, con qué resultado. Una instrucción de trabajo describe uno de esos pasos en una pantalla, máquina o formulario, hasta el campo y el botón. El SOP dice "Recepción registra la reclamación en el registro"; la instrucción de trabajo muestra el registro, los campos y los valores del menú desplegable. Mantenerlos separados es lo que permite que el SOP sobreviva a un cambio de software.

¿Cuál es la diferencia entre un SOP y una política?

Una política es la regla y su razón: lo que la organización hace y lo que no hace. Un SOP es cómo un rol lleva a cabo la regla, paso a paso. "Toda reclamación se responde en un plazo de dos días laborables" es una política; los ocho pasos desde el registro hasta el cierre son el SOP que la implementa. Una política cambia pocas veces y por decisión; un SOP cambia siempre que cambia el trabajo, y su historial de revisiones dice cuándo.

¿Existe una plantilla de SOP en Word o Google Docs?

La plantilla de esta guía es texto plano con etiquetas en negrita, de modo que se pega en un documento de Word, un Google Doc, una página de Notion, un canvas de Slack o una nota de chat sin necesidad de reformatear. El formato importa más que el archivo: sea lo que sea lo que contenga el SOP, necesita la cabecera con el responsable y la fecha de revisión, pasos numerados que empiecen por un rol y un verbo, una persona concreta para cada excepción y un historial de revisiones, y necesita vivir donde ya leen las personas que hacen el trabajo.

¿Con qué frecuencia deben revisarse los SOP?

En la fecha escrita en la cabecera —cada seis o doce meses es lo habitual, y menos donde el procedimiento está regulado o afecta a la seguridad—, y antes cuando ocurre una de cuatro cosas: un incidente que el procedimiento no evitó, un cambio en la herramienta o el formulario de los que dependen los pasos, un cambio en la norma que implementa, o tres desviaciones seguidas. La revisión es una reunión de veinte minutos con las personas que hacen el trabajo, y termina en una nueva versión con una línea en el historial o en una confirmación con una nueva fecha de revisión.

Fuentes: Microsoft — Take meeting notes in Microsoft Teams; Zoom — Using Meeting Summary with AI Companion; Google — Calendar & Meet settings for "Take notes for me"; Google Meet — "Take notes for me" in Google Meet; Slack — Meeting agenda template (canvas). Páginas de Microsoft, Google y Slack comprobadas en octubre de 2026; la página de resumen de reuniones de Zoom, comprobada en agosto de 2026. Los proveedores cambian con el tiempo sus planes, funciones y listas de idiomas; consulte sus páginas para conocer el estado actual.