Addendum privind prelucrarea datelor

Atunci când organizația dumneavoastră folosește InterMIND în baza propriului contract încheiat cu noi, organizația dumneavoastră este operatorul de date, iar noi prelucrăm datele cu caracter personal în numele acesteia, în calitate de persoană împuternicită de operator. Pentru această relație punem la dispoziție un Addendum privind prelucrarea datelor (DPA). Această pagină explică ce acoperă DPA și cum puteți obține un exemplar semnat. Este un rezumat — documentul cu valoare obligatorie este DPA în sine.

Părți

Persoana împuternicită (operatorul Serviciului și entitatea contractantă): Golden Fish LLC (EAU), care operează InterMIND. Editorul și titularul drepturilor de proprietate intelectuală asupra Serviciului: MindMeeting OÜ (Estonia).
Operatorul: organizația dumneavoastră.
Reprezentantul pentru UE/SEE (articolul 27 GDPR): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estonia, acționează ca reprezentantul nostru în Uniunea Europeană în temeiul articolului 27 GDPR. Contact: privacy@intermind.com.

Ce acoperă DPA

DPA reglementează datele cu caracter personal pe care le prelucrăm pentru a furniza Serviciul în numele dumneavoastră:

Obiectul și durata: furnizarea serviciului InterMIND de reuniuni și traducere pe durata contractului dumneavoastră cu noi.
Natura și scopul: găzduirea și transmiterea reuniunilor (audio și video), transcrierea și traducerea vorbirii în timp real, chat, traducerea documentelor, un rezumat opțional realizat de AI după reuniune, pagini opționale de stare a echipei (fapte derivate din rezumate, vezi mai jos), facturare și asistență.
Categorii de persoane vizate: utilizatorii dumneavoastră și invitații lor la reuniuni, inclusiv invitații externi.
Categorii de date cu caracter personal: datele contului (e-mail, nume, fotografie), metadatele reuniunilor, transcrierile vorbirii (inclusiv numele vorbitorilor), mesajele din chat și atașamentele, înregistrările, faptele derivate din rezumate pentru paginile de stare a echipei (cu un citat textual, numele așa cum au fost rostite în reuniune și asocierea dintre numele unei persoane desemnate și un cont de membru) și datele de facturare. Serviciul nu necesită categorii speciale de date; conținutul reuniunilor poate include accidental orice subiect pe care participanții aleg să îl discute.

Activitate de prelucrare: paginile de stare a echipei

Se activează pentru fiecare organizație de către administratorul dumneavoastră și este dezactivată implicit; activarea funcției și acceptarea secțiunii corespunzătoare din Termenii și condițiile de utilizare reprezintă instrucțiunea dumneavoastră documentată de a prelucra rezumatele în acest mod, iar dezactivarea ei reprezintă instrucțiunea de a înceta.

Scop: urmărirea stadiului muncii propriei organizații — sarcini deschise, probleme, solicitări, decizii și sume în joc — pentru membrii dumneavoastră și prin asistenții AI pe care aceștia îi conectează. Paginile evaluează munca, nu persoanele: nu există notare, clasificare sau punctaj al persoanelor.
Date: conținutul fiecărui rezumat al reuniunii (citit o singură dată pentru fiecare versiune a rezumatului), faptele derivate din acesta, cu un citat textual verificat în raport cu rezumatul, numele persoanelor așa cum au fost rostite în reuniune, asocierea dintre numele unei persoane desemnate și un cont de membru, precum și obiectivele scrise de administratorul dumneavoastră.
Sub-împuterniciți: doar „creierul AI" pe care organizația dumneavoastră l-a ales deja pentru rezumate — Azure OpenAI în EU Data Zone, în mod implicit, Vertex AI sau Amazon Bedrock la alegere, ori un endpoint pe care îl rulați dumneavoastră. Niciun sub-împuternicit nou și nicio categorie nouă de date în afara conținutului rezumatului.
Acces: un membru citește faptele din sesiunile pe care le-a găzduit sau la care a participat, începând de la data aderării sale, cu excepția cazului în care deschideți un istoric mai vechi, plus rândurile care îi sunt atribuite; administratorii citesc paginile organizației. Aceeași regulă se aplică și citirilor realizate printr-un asistent conectat.
Păstrare: faptele există atât timp cât există rezumatul din care provin — ștergerea artefactelor unei sesiuni șterge faptele acesteia, iar ștergerea organizației le șterge pe toate. Dezactivarea funcției suspendă extragerea și ascunde faptele stocate.

Angajamentele noastre ca persoană împuternicită

DPA reflectă obligațiile prevăzute la articolul 28 alineatul (3) din GDPR, inclusiv:

Prelucrăm datele cu caracter personal exclusiv conform instrucțiunilor dumneavoastră documentate.
Personalul nostru este obligat să respecte confidențialitatea.
Aplicăm măsuri de securitate tehnice și organizatorice adecvate.
Recurgem la sub-împuterniciți în baza unei autorizări generale scrise și vă transmitem o notificare prealabilă de cel puțin 30 de zile cu privire la orice adăugare sau înlocuire, astfel încât să vă puteți opune din motive rezonabile legate de protecția datelor. Lista actuală este publicată la /legal/subprocessors.
Vă sprijinim în cazul solicitărilor persoanelor vizate. Ștergerea și exportul se fac direct din produs; pentru restul vă oferim asistență.
Vă notificăm cu privire la orice încălcare a securității datelor cu caracter personal care vă afectează datele, fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de 72 de ore de la luarea la cunoștință.
La încetarea contractului, ștergem sau returnăm datele dumneavoastră cu caracter personal, sub rezerva perioadei de expirare a copiilor de rezervă.

În prezent nu deținem certificare SOC 2 sau ISO 27001. La cerere, vă punem la dispoziție, în schimb, un chestionar de securitate și documentația noastră de conformitate.

Transferuri internaționale

Prelucrarea are loc implicit în UE (consultați lista sub-împuterniciților pentru regiunile furnizorilor). Atunci când entitatea corporativă a unui furnizor se află în afara UE/SEE, transferurile sunt acoperite de clauze contractuale standard (SCC) și, acolo unde este cazul, de Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor (DPF), împreună cu măsuri tehnice suplimentare, precum criptarea în tranzit și în repaus. Întrucât InterMIND este operat din EAU, mecanismul specific din Capitolul V și modulul SCC se confirmă pentru fiecare client la semnarea DPA.

Solicitarea unui exemplar semnat

DPA se semnează pentru fiecare client în parte, astfel că adaptăm condițiile privind transferurile internaționale la situația dumneavoastră înainte de semnare — nu este un document care se descarcă în regim self-service. Pentru a solicita un exemplar în vederea analizei sau semnării, trimiteți un e-mail la privacy@intermind.com cu subiectul „DPA request".