প্রতিটি মিটিং রিক্যাপের একটি কপি ইমেইলে আপনার CRM বা হেল্প ডেস্কে পাওয়ার উপায় — কোনো ইন্টিগ্রেশন ছাড়া, একবার নিশ্চিত করা একটিমাত্র ঠিকানা (2026)

রিক্যাপ তখনই কাজে লাগে, যখন পরের জন সেটি যেখানে খুঁজবেন সেখানেই থাকে। আপনি যদি "send meeting notes to my CRM automatically" লিখে সার্চ করে থাকেন, তবে InterMIND-এর ক্ষেত্রে সংক্ষিপ্ত উত্তর হলো: কোনো ইন্টিগ্রেশনের দরকারই নেই। হোস্ট মিটিং বা চ্যানেলে CRM-এর ইনবাউন্ড ঠিকানাটি recap copy প্রাপক হিসেবে যোগ করেন, একবার নিশ্চিত করেন, এবং তারপর সেই রুমের প্রতিটি রিক্যাপ হিডেন BCC হিসেবে সেখানে চলে যায়। এই গাইডে বাকি সবকিছু আছে: ফিল্ডটি কোথায়, নিশ্চিতকরণ কীভাবে কাজ করে, কপিতে কী থাকে, ভেতরের লিংকগুলো কারা খুলতে পারেন, এবং কখন ইমেইল পদ্ধতি আর যথেষ্ট থাকে না।

সেট আপ করুন

মিটিং বা চ্যানেলের হোস্ট দুটি জায়গার যেকোনো একটিতে ঠিকানাটি যোগ করতে পারেন:

• Meetings page — মিটিংয়ের সারি প্রসারিত করুন এবং Recap copy: ফিল্ডটি পূরণ করুন।
• Channel chat — ডিসপ্লে-সেটিংস মেনু (গিয়ার আইকন) → Recap copy।

টুলটির ইনবাউন্ড ঠিকানা লিখুন — যেমন Pipedrive Smart BCC ঠিকানা, HubSpot ফরওয়ার্ডিং ঠিকানা, Zendesk সাপোর্ট ঠিকানা, বা কোনো ট্র্যাকারের মেল-ইন ঠিকানা। নিশ্চিত হওয়া ঠিকানা আপনার ব্যক্তিগত অ্যাড্রেস বুকে সংরক্ষিত হয় (সর্বোচ্চ দশটি) এবং আপনার বিভিন্ন মিটিং ও চ্যানেলে আবার ব্যবহার করা যায়। ঠিকানাগুলো আপনার সব মিটিংয়ে অথবা একটিমাত্র চ্যানেল বা মিটিংয়ে প্রযোজ্য হতে পারে।

একবার নিশ্চিত করুন

কোনো কপি পাঠানোর আগে নতুন ঠিকানার ডেলিভারি নিশ্চিত করতে হয়। InterMIND আসল রিক্যাপের আদলে একটি test email পাঠায়; কেউ একজন প্রাপক টুলের ভেতরে সেটি খোলেন এবং এক ঘণ্টার মধ্যে এর নিশ্চিতকরণ লিংকে ক্লিক করেন। তার আগ পর্যন্ত ঠিকানাটি "পেন্ডিং" থাকে এবং কোনো কপি যায় না। সময় পেরিয়ে গেলে নতুন টেস্টের জন্য ফিল্ডে ঠিকানাটি আবার বেছে নিন। টেস্ট ইমেইল না পৌঁছালে প্রাপক টুলে noreply@intermind.com-কে প্রেরক হিসেবে অনুমোদন দিন।

এই পদ্ধতির পুরো নিরাপত্তা-মডেলই হলো এই নিশ্চিতকরণ: যে ঠিকানার নিয়ন্ত্রণ কারও আছে বলে প্রমাণিত হয়নি, সেখানে রিক্যাপ কখনো মেইল করা হয় না।

কপিতে কী থাকে

কপিটি অংশগ্রহণকারীরা যে ইমেইল পান হুবহু সেটিই: সারাংশের টেক্সট, সঙ্গে পূর্ণ রিক্যাপ ও ট্রান্সক্রিপ্টের লিংক। ইমেইলের সারাংশ একটিমাত্র ভাষায় লেখা একটিমাত্র টেক্সট — হোস্টের সারাংশ-ভাষায়। আর যে রিক্যাপ পেজে সেখান থেকে যাওয়া যায়, সেখানে সাইন-ইন করা প্রতিটি অংশগ্রহণকারী নিজের ভাষায় সারাংশ পড়েন।

কপির ভেতরের লিংকগুলো খুলতে এখনও মিটিংয়ের সদস্য হিসেবে সাইন ইন করতে হয়। ফলে CRM-এর নোটে সারাংশ পূর্ণরূপে থাকে, কিন্তু এর পেছনের ট্রান্সক্রিপ্ট ও রেকর্ডিং শুধু সদস্যদের জন্যই থাকে — মিটিংয়ে না থাকা কোনো সহকর্মী নোটটি পড়েন, রুমটি নয়।

প্রতিটি সেশন, প্রতিটি রিক্যাপ

রুমের প্রতিটি সেশনের জন্যই কপি পাঠানো হয়। চ্যানেল অতীতের প্রতিটি সেশনের রিক্যাপ রেখে দেয়; অ্যাড-হক মিটিং রাখে শুধু সর্বশেষটি। যেটাই হোক, প্রতিটি সেশনের রিক্যাপ তৈরি হওয়ার মুহূর্তেই ঠিকানায় চলে যায়। পরে কোনো সদস্য সারাংশ সম্পাদনা করলে চ্যাটের রিক্যাপ বার্তাটি তার শিরোনাম হালনাগাদ করে — কিন্তু ইতোমধ্যে পাঠানো কপিটি থাকে পাঠানোর সময়ের সংস্করণে।

প্রতিটি প্ল্যানে উপলব্ধ।

কখন ইমেইল আর যথেষ্ট নয়

ইমেইল পদ্ধতি সারাংশটি মানুষ যেখানে আছেন সেখানে পৌঁছে দেয়। কিন্তু যখন সিস্টেমের সেটি দরকার — যেমন নোটের বদলে ডিলের একটি ফিল্ড, টেমপ্লেট থেকে তৈরি টিকিট কমেন্ট, বা শিটের একটি সারি — তখন একই রিক্যাপ Zapier ট্রিগার, সাইন করা ওয়েবহুক এবং OpenAPI কন্ট্রাক্টসহ একটি API হিসেবে পাওয়া যায়। Zapier, ওয়েবহুক ও API-এর গাইড এই তিনটি নিয়ে আলোচনা করে; আর রিক্যাপ ডকুমেন্টেশন রিক্যাপ নিজে যা যা, সবকিছু নিয়ে।

FAQ

কীভাবে মিটিং নোট স্বয়ংক্রিয়ভাবে আমার CRM-এ পাব? মিটিং বা চ্যানেলে CRM-এর ইনবাউন্ড ইমেইল ঠিকানাটি recap copy প্রাপক হিসেবে যোগ করুন — Meetings page, সারি প্রসারিত করুন, Recap copy — এবং টেস্ট ইমেইলের মাধ্যমে নিশ্চিত করুন। এরপর সেই রুমের প্রতিটি রিক্যাপ সেখানে পাঠানো হবে।

এর জন্য কি Zapier বা API key লাগবে? না। recap copy হলো এমন একটি ঠিকানায় হিডেন BCC, যা আপনি একবার নিশ্চিত করেন। টুলের যখন ইমেইলের বদলে কাঠামোবদ্ধ ফিল্ড দরকার, সেসব ক্ষেত্রের জন্যই Zapier, ওয়েবহুক ও API আছে।

ঠিকানাটি কেন নিশ্চিত করতে হয়? যাতে এমন কোনো ঠিকানায় রিক্যাপ কখনো মেইল না হয়, যার নিয়ন্ত্রণ কারও নেই। টেস্ট ইমেইল আসল রিক্যাপের আদলে তৈরি; কেউ একজন প্রাপক টুলের ভেতরে এক ঘণ্টার মধ্যে এর নিশ্চিতকরণ লিংকে ক্লিক করেন।

CRM কি কপি থেকে ট্রান্সক্রিপ্ট খুলতে পারে? কপিতে সারাংশ পূর্ণরূপে থাকে; রিক্যাপ পেজ ও ট্রান্সক্রিপ্টের লিংক খুলতে মিটিংয়ের সদস্য হিসেবে সাইন ইন করতে হয়।

আমি কতগুলো ঠিকানা রাখতে পারি? আপনার ব্যক্তিগত অ্যাড্রেস বুকে সর্বোচ্চ দশটি নিশ্চিত ঠিকানা, যা আপনার বিভিন্ন মিটিং ও চ্যানেলে আবার ব্যবহার করা যায়।

চেষ্টা করে দেখুন

• লাইভ ডেমো চেষ্টা করুন — ব্রাউজারে একটি আসল InterMIND মিটিং, সাইনআপ ছাড়াই।
• মিটিং রিক্যাপ — রিক্যাপ কোথায় থাকে, কারা এটি খুলতে পারেন, recap copy।
• Zapier, ওয়েবহুক বা API দিয়ে কীভাবে মিটিং রিক্যাপ আপনার CRM-এ পাঠাবেন — যখন টুলের ইমেইল নয়, ফিল্ড দরকার।