InterMIND

Databehandleraftale

Når din organisation bruger InterMIND under sin egen aftale med os, er din organisation den dataansvarlige, og vi behandler personoplysninger på dens vegne som databehandler. Til dette forhold stiller vi en databehandleraftale (Data Processing Addendum, DPA) til rådighed. Denne side forklarer, hvad DPA'en dækker, og hvordan du får en underskrevet kopi. Siden er et resumé – selve DPA'en er det bindende dokument.

Parter

  • Databehandler (tjenesteoperatør og kontraherende enhed): Golden Fish LLC (UAE), som driver InterMIND. Udgiver og indehaver af de immaterielle rettigheder til tjenesten: MindMeeting OÜ (Estland).
  • Dataansvarlig: din organisation.
  • EU/EØS-repræsentant (artikel 27 i GDPR): MindMeeting OÜ, Juhkentali 8, Tallinn 10132, Estland, er vores repræsentant i Den Europæiske Union i henhold til artikel 27 i GDPR. Kontakt: privacy@intermind.com.

Hvad DPA'en dækker

DPA'en regulerer de personoplysninger, vi behandler for at levere tjenesten på dine vegne:

  • Genstand og varighed: levering af InterMIND-tjenesten til Meetings og oversættelse i hele løbetiden af din aftale med os.
  • Karakter og formål: hosting og transmission af Meetings (lyd og video), transskription og oversættelse af tale i Echtzeit, chat, dokumentoversættelse, et valgfrit AI-resumé efter Meetingen, valgfrie teamstatussider (fakta udledt af recaps, se nedenfor), fakturering og support.
  • Kategorier af registrerede: dine brugere og deres Meeting-gæster, herunder eksterne inviterede.
  • Kategorier af personoplysninger: kontooplysninger (e-mail, navn, foto), Meeting-metadata, talemæssige transskriptioner (herunder talernes navne), chatbeskeder og vedhæftede filer, optagelser, fakta udledt af recaps til teamstatussider (med et ordret citat, navne som udtalt i Meetingen og tilknytningen af et ansvarligt navn til en medlemskonto) samt faktureringsoplysninger. Tjenesten kræver ikke særlige kategorier af oplysninger; Meeting-indhold kan tilfældigt indeholde alt, hvad deltagerne vælger at tale om.

Behandlingsaktivitet: Teamstatussider

Aktiveres pr. organisation af din administrator og er som standard slået fra. Når du aktiverer funktionen og accepterer dens afsnit i Servicevilkårene, er det din dokumenterede instruks om at behandle recaps på denne måde, og når du slår den fra, er det instruksen om at stoppe.

  • Formål: at følge status på din organisations eget arbejde – åbne opgaver, problemer, anmodninger, beslutninger og økonomiske beløb, der står på spil – for dine medlemmer og gennem de AI-assistenter, de forbinder. Siderne vurderer arbejde, ikke personer: ingen bedømmelse, rangordning eller scoring af enkeltpersoner.
  • Data: indholdet af hver Meeting-recap (læses én gang pr. recap-version), de fakta, der er udledt af den, med et ordret citat verificeret mod recappen, navne på personer som udtalt i Meetingen, tilknytningen af et ansvarligt navn til en medlemskonto samt de mål, som din administrator skriver.
  • Underdatabehandlere: kun den AI-hjerne, din organisation allerede har valgt til recaps – som standard Azure OpenAI i EU Data Zone, Vertex AI eller Amazon Bedrock efter valg, eller et endpoint, du selv driver. Ingen ny underdatabehandler og ingen ny datakategori ud over recappens indhold.
  • Adgang: et medlem læser fakta fra de sessioner, vedkommende har holdt eller deltaget i, fra tilmeldingsdatoen og frem, medmindre du åbner for tidligere historik, samt rækker, der er tildelt vedkommende; administratorer læser organisationens sider. Samme regel gælder for læsning via en forbundet assistent.
  • Opbevaring: fakta eksisterer, så længe den recap, de stammer fra – sletning af en sessions artefakter sletter dens fakta, og sletning af organisationen sletter dem alle. Når funktionen slås fra, sættes udtrækningen på pause, og de lagrede fakta skjules.

Vores forpligtelser som databehandler

DPA'en afspejler forpligtelserne i artikel 28, stk. 3, i GDPR, herunder:

  • Vi behandler kun personoplysninger efter din dokumenterede instruks.
  • Vores medarbejdere er underlagt tavshedspligt.
  • Vi anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.
  • Vi bruger underdatabehandlere på grundlag af en generel skriftlig godkendelse og giver mindst 30 dages forudgående varsel om enhver tilføjelse eller udskiftning, så du kan gøre indsigelse på rimeligt databeskyttelsesretligt grundlag. Den aktuelle liste er offentliggjort på /legal/subprocessors.
  • Vi bistår med anmodninger fra registrerede. Sletning og eksport er selvbetjening i produktet; vi bistår med resten.
  • Vi underretter dig om et brud på persondatasikkerheden, der berører dine data, uden unødig forsinkelse og under alle omstændigheder inden for 72 timer efter, at vi er blevet opmærksomme på det.
  • Ved ophør sletter eller returnerer vi dine personoplysninger, med forbehold for udfasning af backups.

Vi har på nuværende tidspunkt ikke SOC 2- eller ISO 27001-certificering. Efter anmodning stiller vi i stedet et sikkerhedsspørgeskema og vores Compliance-dokumentation til rådighed.

Internationale overførsler

Behandlingen foregår som standard i EU (se listen over underdatabehandlere for udbydernes regioner). Hvor en udbyders juridiske enhed befinder sig uden for EU/EØS, er overførslerne dækket af standardkontraktbestemmelser (SCC'er) og, hvor det er relevant, EU–US Data Privacy Framework (DPF) sammen med supplerende tekniske foranstaltninger såsom kryptering under transmission og i hvile. Da InterMIND drives fra UAE, bekræftes den konkrete mekanisme efter kapitel V og SCC-modulet pr. kunde, når DPA'en underskrives.

Anmodning om en underskrevet kopi

DPA'en underskrives pr. kunde, så vi tilpasser vilkårene for internationale overførsler til din situation inden underskrift – den er ikke en selvbetjent download. For at anmode om en kopi til gennemsyn eller underskrift skal du sende en e-mail til privacy@intermind.com med emnet "DPA request".