12 түрлі кездесуге арналған кездесу күн тәртібінің мысалдары — және әрқайсысы нені қалдырады (2026)

Жақсы күн тәртібінің мысалы анықтамадан гөрі көбірек пайда береді: мақсат жолын, әр тармақтың жанындағы жауапты адам мен уақыт шегін, әр тармаққа қажетті нәтижені және минуттардың брондалған уақытқа дәл сәйкес келуін көресіз. Төменде көптеген командалар жиі өткізетін кездесулерге арналған он екі мысал бар. Кез келгенін хабарламаға қойып, есімдерді ауыстыра салуға болады.

Әр мысал әдеттегі тізімдер қалдырып кететін жолмен аяқталады — кездесудің нені қалдыратыны. Күн тәртібі — нәтижелер туралы уәде, ал уәде қорытындыда орындалады. Пішімнің құрылымын алдымен білгіңіз келсе, ол кездесу күн тәртібінің үлгісі нұсқаулығында бар. Ал мына мақала тек мысалдардан тұрады.

Мысалдарды қалай оқу керек

Әр тармақ бірдей жазылады: тармақ — жауапты — минут — түрі. Түрі үшеуінің бірі: шешім («келістік» деген сөйлеммен аяқталады), талқылау (пікір қажет, бүгін шешім жоқ) немесе ақпарат (хабарлама болуы да мүмкін еді — оларды қысқа ұстаңыз немесе чатқа көшіріңіз). Соңғы орын әрдайым бірдей: нәтижелер мен жауаптыларға арналған бес минут, онда әр тармақ шешілді, ашық немесе күнге қалдырылды деп белгіленеді.

1. Апталық команда кездесуі — 30 минут

Мақсаты: осы аптадағы жұмысты тоқтатып тұрған кедергілерді жою және нені жасамайтынымызды шешу.
1. Осы аптада арнада көтерілген кедергілер — барлығы — 10 мин — талқылау
2. Команда осы аптада шешуге тиіс бір мәселе — тармақтың жауапты адамы — 10 мин — шешім
3. Хабарламамен емес, бетпе-бет айтуды қажет ететін хабарландырулар — жетекші — 5 мин — ақпарат
4. Нәтижелер мен жауаптылар — жетекші — 5 мин
Қалдырады: бір сөйлеммен жазылған шешім, әрқайсысына жауапты адамы бар кедергілер және күні көрсетілген, кейінге қалдырылған тармақ.

2. Күнделікті стенд-ап — 15 минут

Мақсаты: бүгінгі кедергілерді анықтау, басқа ештеңе емес.
1. Кешеннен бері, ертеңге дейін, неге тосқауыл болды — әр адам — әрқайсысына 1 мин — ақпарат
2. Екі адамды қажет ететін кедергілер — жұптар аталады — 3 мин — талқылау, кездесуден тыс жалғасады
3. Парковка тізімі — фасилитатор — 2 мин
Қалдырады: кедергілер тізімі және әрқайсысы бойынша кім жұптасып жұмыс істейтіні. Егер стенд-ап шешім шығарса, ол стенд-ап болудан қалған.

3. Жеке кездесу (one-on-one) — 30 минут

Мақсаты: алдымен қызметкердің күн тәртібі, содан кейін басшының күн тәртібі.
1. Сіздің тармақтарыңыз — қызметкер — 12 мин — талқылау
2. Өткен жолғы кездесудің жалғасы — екеуі де — 5 мин — ақпарат
3. Екі жаққа бір-бір кері байланыс — екеуі де — 8 мин — талқылау
4. Жазылған келесі қадамдар — екеуі де — 5 мин
Қалдырады: аты-жөні мен күні көрсетілген екі-үш келесі қадам және келесі кездесуге дейін екеуі де оқи алатын жинақталған тарих. Толық құрылым one-on-one кездесу үлгісінде берілген.

4. Жобаның іске қосылу кездесуі — 60 минут

Мақсаты: бір «дайын» анықтамасымен, әр жұмыс бағытына бір жауапты адаммен және бір арнамен аяқтау.
1. Нені және кім үшін жасап жатырмыз — демеуші — 10 мин — ақпарат
2. «Дайын» анықтамасы және оны бағалайтын күн — жоба жетекшісі — 15 мин — шешім
3. Жұмыс бағыттары мен жауаптылар — жоба жетекшісі — 15 мин — шешім
4. Қалай қарым-қатынас жасаймыз: арна, апталық кездесу, қорытынды — жоба жетекшісі — 10 мин — шешім
5. Әркім қазірдің өзінде көріп отырған тәуекелдер — барлығы — 5 мин — талқылау
6. Нәтижелер мен жауаптылар — 5 мин
Қалдырады: жобаның алғашқы жазбасы — «дайын» дегені X-тің Y күніне дейін орындалуы, жұмыс бағыттары бойынша жауаптылар және жобаның барлық кейінгі кездесулері өтетін арна.

5. Спринт шолуы — 45 минут

Мақсаты: не жеткізілгенін көрсету және кері байланыс нені өзгертетінін шешу.
1. Спринт мақсаты, қайта еске салынады — өнім иесі — 3 мин — ақпарат
2. Жеткізілгеннің демосы, тармақтар бойынша — әзірлеушілер — 25 мин — ақпарат
3. Мүдделі тараптардың кері байланысы және оның бэклогта нені өзгертетіні — өнім иесі — 12 мин — шешім
4. Нәтижелер мен жауаптылар — 5 мин
Қалдырады: қабылданған тармақтар, себебі көрсетілген қабылданбағандары және әрқайсысының жанында аты бар бэклог өзгерістері.

6. Ретроспектива — 45 минут

Мақсаты: келесі спринтке бір-екі өзгеріс таңдау, он тармақтан тұратын тізім емес.
1. Өткен ретроның әрекеттері: орындалды, орындалмады, неге — фасилитатор — 5 мин — ақпарат
2. Не жақсы өтті / не өтпеді — барлығы, алдымен жазбаша — 15 мин — талқылау
3. Міндеттенетін өзгерістерді таңдау — команда — 15 мин — шешім
4. Жауаптылар және тексеру күні — 5 мин
5. Алғыс айту кезеңі — 5 мин
Қалдырады: жауаптылары бар бір-екі әрекет және алдыңғы әрекеттердің орындалды не орындалмады деп белгіленуі — өз әрекеттерін ұмытатын ретроға ешкім сенбейді.

7. All-hands (жалпы жиналыс) — 45 минут

Мақсаты: барлығы бірдей үш нәрсені естиді және олар туралы сұрай алады.
1. Үш санмен өткен тоқсан — CEO немесе жетекші — 10 мин — ақпарат
2. Барлығына әсер ететін, түсіндірілген бір шешім — шешім иесі — 10 мин — ақпарат
3. Команданың немесе клиенттің тарихы — команда — 10 мин — ақпарат
4. Сұрақтар, жазбаша жіберілгендерін қоса — барлығы — 15 мин — талқылау
Қалдырады: үш сан, қарапайым сөздермен жазылған шешім және сұрақтарға жауаптар — барлығына арналған, таңғы 7-де қосылған кеңсеге де, кешкі 9-да қосылған кеңсеге де, әрқайсысы оқитын тілде.

8. Басшылықтың апталық кездесуі — 60 минут

Мақсаты: командалар арасындағы шешімдер; бір команданың ішіндегі мәселелер сол команданың ішінде қалады.
1. Жоспармен салыстырғандағы сандар — қаржы немесе операциялар — 10 мин — ақпарат
2. Қарастырылатын командааралық шешімдер — жауаптылар — 30 мин — шешім, бірінен соң бірі
3. Тәуекелдер мен эскалациялар — кез келген адам — 10 мин — талқылау
4. Кадр өзгерістері — HR немесе жетекші — 5 мин — ақпарат
5. Нәтижелер мен жауаптылар — 5 мин
Қалдырады: шешімдер, әрқайсысында өз командасына жеткізетін адам көрсетілген, және жауапты адамы мен күні бар эскалациялар.

9. Директорлар кеңесінің отырысы — 90 минут

Мақсаты: бекітуді қажет ететінді бекіту, екі стратегиялық мәселені шешу, оны жазбаға түсіру.
1. Отырысты ашу, кворум, алдыңғы хаттаманы бекіту — төраға — 5 мин — шешім
2. Консенсус күн тәртібі: күнделікті есептер мен жаңартулар, бір ұсыныспен бекітіледі — төраға — 5 мин — шешім
3. CEO есебі — CEO — 15 мин — ақпарат
4. Қаржылық есеп — қазынашы — 15 мин — ақпарат
5. Стратегиялық мәселе A — демеуші — 20 мин — шешім
6. Стратегиялық мәселе B — демеуші — 20 мин — шешім
7. Қажет болса, жабық отырыс — төраға — 5 мин
8. Келесі отырыс, отырысты жабу — төраға — 5 мин
Қалдырады: хаттама — ұсыныстар сөзбе-сөз, кім ұсынып, кім қолдағаны, дауыс саны — кездесу хаттамасын қалай жазу керек мақаласында сипатталған пішімде. Кез келген мүше тармақты консенсус күн тәртібінен талқылау үшін шығарып алуы мүмкін; бір ұсыныстың заңдылығын дәл осы қамтамасыз етеді.

10. Клиентпен қоңырау — 45 минут

Мақсаты: ай соңына дейін жұмыс көлемінің өзгерісі мен оның бағасын келісу.
1. Соңғы қоңыраудан бері не өзгерді — аккаунт жетекшісі — 5 мин — ақпарат
2. Жұмыс көлемінің өзгерісі: не кіреді, не кірмейді — клиент — 15 мин — талқылау
3. Баға мен мерзім нұсқалары — аккаунт жетекшісі — 15 мин — шешім
4. Кім не жібереді және қашанға дейін — екеуі де — 5 мин
5. Келесі қоңырау — екеуі де — 5 мин
Қалдырады: бір абзацпен жазылған келісілген жұмыс көлемі, таңдалған баға нұсқасы және аты-жөні мен күні көрсетілген екі-үш тапсырма — қоңыраудың екі жағында да бірдей мәтін, сондықтан клиенттің жазбасы мен сіздікі екі түрлі құжат болмайды.

11. Клиенттің QBR кездесуі — 60 минут

Мақсаты: жеткізілген құндылықты көрсету, келесі тоқсанның мақсаттарын келісу, тәуекелді ерте анықтау.
1. Өткен тоқсан: қойған мақсаттарымыз және не болды — аккаунт менеджері — 15 мин — ақпарат
2. Қолданыс, нәтижелер, ашық мәселелер — customer success — 15 мин — талқылау
3. Келесі тоқсанның мақсаттары — екеуі де — 20 мин — шешім
4. Жаңарту мерзімі және оған кім жауапты — аккаунт менеджері — 5 мин — ақпарат
5. Нәтижелер мен жауаптылар — 5 мин
Қалдырады: клиенттің өз сөздерімен жазылған келесі тоқсанның мақсаттары, екі жақтағы жауаптылары бар ашық мәселелер және әркімнің күнтізбесіндегі жаңарту күні.

12. Жалдау бойынша талқылау — 30 минут

Мақсаты: кандидат туралы бүгін шешім қабылдау, ең қатты сөйлейтін сұхбатшыға емес, жазбаша бағаларға сүйене отырып.
1. Кездесуге дейін жазбаша жіберілген бағалар — рекрутер — 3 мин — ақпарат
2. Әр сұхбатшы: бағаның дәлелі, екі минут, басқалардың пікіріне әлі жауап бермей — сұхбатшылар — 12 мин — ақпарат
3. Тек келіспеушіліктерді талқылау — жалдаушы менеджер — 10 мин — талқылау
4. Шешім және кандидатқа кім қашанға дейін хабарлайды — жалдаушы менеджер — 5 мин — шешім
Қалдырады: шешім, ол сүйенген дәлелдер және кандидатқа жауап қарыз адамның аты — күні көрсетіліп.

Мысалды қалай бейімдеу керек

Үш өзгеріс мысалды сіздің күн тәртібіңізге айналдырады. Мақсат сөйлемін осы кездесу нені шығаратынын сипаттағанша өзгертіңіз; егер мүмкін болмаса, кездесуді болдырмаңыз. Ең қиын шешімді назар әлі жаңа кезде, бірінші қойыңыз, ал ешкім талқыламайтын әрбір ақпарат тармағын алдыңғы күні арнаға көшіріңіз. Содан кейін минуттарды сәйкестендіріңіз: уақыт шектерінің қосындысы брондалған уақыттан жабуға арналған бес минутты шегергенге тең болуы керек, ал жабу — сіз ешқашан қиып тастамайтын жалғыз тармақ.

Күн тәртібі нені қалдырады — және қайда

Он екі «қалдырады» жолына қайта қараңыз. Олардың әрқайсысы — шешімдер, ашық тармақтар және жауаптылар тізімі, яғни әр тармаққа үш сөз қосылған күн тәртібі. Сұрақ: бұл сөздерді кім жазады және олар қайда түседі.

InterMIND — кездесу арнада өтетін коммуникация кеңістігі, сондықтан күн тәртібі арнаға алдыңғы күні жарияланады, ал қоңырау аяқталған соң қорытынды кездесудің өзінен жазылады: қысқаша мазмұн, келісілген, ашық немесе дау туғызған деп белгіленген тармақтар, жауаптылары бар әрекеттер тізімі, әр жолда уақыт белгісі сақталады. Ол электрондық поштамен, арнадағы хабарлама ретінде және күнтізбедегі іс-шарада сілтеме ретінде келеді, ал жүйеге кірген әр мүше оны өз тілінде оқиды — жазба бөлме кездейсоқ қолданған тілде бір рет жазылмайды, әр оқырман үшін жеке аударылады. Арна өткен әр сессияның қорытындысын сақтайды, сондықтан алты апта бұрынғы спринт шолуы бір басуда қолжетімді, ал хост әр қорытындының көшірмесін CRM немесе трекер мекенжайына жібере алады, сонда клиентпен қоңыраудың нәтижелері ешкім ештеңе жібермей-ақ жазба жүйесіне жетеді. Арнадағы қайталанатын кездесу үшін алдыңғы сессияның ашық әрекеттері келесі қорытынды жазылғанда қайта оқылып, айтылғанға сүйеніп орындалды не орындалмады деп белгіленеді; бұл бөлім жетілдіру кезеңінде таңдалған аккаунттарда жұмыс істейді.

Аккаунтсыз сілтеме арқылы қосылған қатысушы толық аударылған кездесуді нақты уақытта алады, бірақ кейін ешқандай жазба алмайды — аккаунт тегін, және жазбаны қолжетімді ететін де сол.

• Толық қорытындыны ашу — сіздікін жазатын сол кодпен жасалған нақты жазба.
• Тікелей демоны көру — тіркелусіз; сөйлеңіз, бөлменің әр тыңдаушыға аударылғанын тыңдаңыз.

FAQ

Кездесу күн тәртібі қандай болады?

Жоғарғы жағында мақсат сөйлемі бар, тармақтар ретімен тізілген, әр тармақтың жанында оны алып келетін адам, оған берілген минуттар және қажетті нәтиже — шешім, талқылау немесе ақпарат — көрсетілген, сондай-ақ алдын ала оқуға арналған материалдарға сілтемелер және нәтижелер мен жауаптыларға арналған соңғы бес минуттық орын бар қысқа құжат. Жоғарыдағы он екі мысал — осы пішім, ал үлгі — оның бос нұсқасы.

Команда кездесуінің күн тәртібінде не болуы керек?

Адамдар апта бойы көтерген кедергілер, команда шешуге тиіс бір мәселе, хабарламамен емес, бетпе-бет айтуды шынымен қажет ететін хабарландырулар және әр тармақ шешілді, ашық немесе кейінге қалдырылды деп белгіленетін жабу орны. Ешкім талқыламайтын статус жаңартулары күн тәртібіне емес, алдыңғы күні арнаға тиесілі.

Қызметкерлер жиналысы күн тәртібінің басты мақсаты қандай?

Кездесуді бірдеңе шығаратындай ету: қабылданған шешім, жойылған кедергі, енді барлығына ортақ ақпарат. Күн тәртібі мақсатты айтады, тармақтарды бөлмедегі барлық адамды қажет ететінмен шектейді және нәтижелерді жазуға уақыт қалдырады — сондықтан күн тәртібі бар жиналыс сағат біткенде емес, тізім біткенде аяқталады.

Директорлар кеңесінің отырысына күн тәртібін қалай жазу керек?

Жарғы күтетін ретті ұстаныңыз: отырысты ашу және кворум, алдыңғы хаттаманы бекіту, консенсус күн тәртібі, лауазымды тұлғалар мен комитеттердің есептері, шешімді қажет ететін стратегиялық мәселелер, қажет болса жабық отырыс, келесі отырыс және жабу. Әр шешім тармағында демеуші мен уақыт шегі көрсетіледі; алдын ала оқитын материалдар күн тәртібімен бірге жіберіледі. Күн тәртібін төраға, әдетте CEO немесе атқарушы директормен бірге белгілейді, ал мүшелер тармақтар қосуды сұрай алады.

Консенсус күн тәртібі дегеніміз не?

Дауыс беруді қажет ететін, бірақ талқылауды қажет етпейтін күнделікті тармақтар блогы — алдыңғы хаттаманы бекіту, есептерді қабылдау, күнделікті жаңартулар — бір ұсыныспен бірге бекітіледі. Кез келген мүше тармақты бөлек талқылау үшін шығарып алуды сұрай алады. Кеңестің шынымен қажет ететін екі тармаққа уақыт қалдыратын да осы.

Кездесу күн тәртібінде неше тармақ болуы керек?

30 минуттық кездесуге үш-бес, бір сағаттыққа бес-жеті, ал олардың жанындағы минуттар брондалған уақыттан жабуға арналған бес минутты шегергенге тең болуы керек. Бұдан көп тармақ не ұзағырақ кездесуді, не хабарламаға тиесілі ақпараттық бірнеше тармақты білдіреді.

Күн тәртібін кездесуге дейін жіберу керек пе?

Иә — шақырумен бірге немесе кемінде алдыңғы күні, тармақтарды жазбаша жинағаннан кейін. Күн тәртібін оқыған адамдар өз ұстанымымен келеді; оны алғаш бөлмеде көргендер алғашқы он минутын ұстаным қалыптастыруға жұмсайды.